Gestión Documental en Colombia

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Desafío archivístico en Colombia

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Wilson Edwin Valdes Rangel

Colombia

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Froggy Jumps Gestión Documental en ColombiaVersión en línea Desafío archivístico en Colombia por Wilson Edwin Valdes Rangel 1 ¿Cuál es la ley marco que regula la gestión documental y archivos en Colombia? a Ley de Protección de Datos 1581 de 2012 b Ley General de Archivos 594 de 2000 c Ley de Transparencia 1712 de 2014 2 ¿Qué entidad es la autoridad rectora de los archivos en Colombia? a Procuraduría General de la Nación b Ministerio de Tecnologías de la Información c Archivo General de la Nación (AGN) 3 ¿Qué norma regula la gestión documental y la conservación de documentos electrónicos en Colombia? a Ley General de Archivos y normativa complementaria b Ley de Bibliotecas c Ley de Habeas Data 4 ¿Qué ciclo describe la vida de un documento desde su creación hasta su disposición final? a Ciclo de vida del dato b Ciclo de vida de la información c Ciclo de producción documental 5 El manejo de documentos se clasifica normalmente en activo, semiactivo e inactivo. ¿Qué estado no pertenece? a Semiactivo b Archivado permanente c Activo 6 ¿Qué principio de gestión documental se orienta a la trazabilidad de decisiones? a Privacidad de la información b Rastreo y trazabilidad c Conservación a largo plazo 7 ¿Qué norma técnica colombiana orienta la gestión de documentos en soporte electrónico? a Norma ISO 9001 b Norma técnica de conservación digital (colaboración AGN) c Norma ISO 14001 8 En Colombia, ¿quién debe preservar y custodiar el patrimonio documental público? a El usuario final b La población c La entidad pública correspondiente 9 ¿Qué tipo de clasificación ayuda a la recuperación eficiente de la información? a Clasificación por color b Clasificación aleatoria c Clasificación funcional y alfabética 10 ¿Qué documento describe políticas de gestión documental a nivel institucional? a Política de gestión documental b Manual de usuario c Plan de seguridad física 11 ¿Qué derecho está estrechamente relacionado con la transparencia documental? a Derecho de autor b Protección de datos personales c Acceso a la información pública 12 ¿Qué característica es esencial en la preservación de documentos electrónicos? a Idioma b Color del papel c Firma y sellos de tiempo 13 ¿Cuál es el objetivo de la retención documental? a Eliminar datos personales b Duplicar documentos c Conservar pruebas y facilitar información 14 ¿Qué concepto describe la migración tecnológica de documentos? a Digitalización focal b Escaneo masivo c Gestión de soportes y formatos 15 ¿Qué norma establece criterios de conservación de documentos electrónicos? a Criterios de seguridad física b Criterios de archivo musical c Criterios de preservación digital 16 En el marco colombiano, ¿qué implica la protección de información sensible pública? a Copias de seguridad en sitio único b Divulgación inmediata c Clasificación y manejo seguro 17 ¿Qué función cumple el Archivo Central en una entidad? a Consolidar y custodiar el acervo institucional b Gestión de recursos humanos c Imprimir documentos 18 ¿Qué proceso reduce el volumen de documentos sin perder valor administrativo? a Depuración documental b Digitalización selectiva c Copiado de seguridad 19 ¿Qué es la ficha de clasificación? a Factura de compra b Registro de asistencia c Documento que describe la estructura de archivos 20 ¿Qué se entiende por disposición final de documentos? a Reutilización inmediata b Archivado temporal c Destino definitivo (dación, destrucción) 21 ¿Qué tecnología facilita la gestión documental en Colombia? a Gestión de metadatos y repositorios b Impresión 3D c Verificación manual 22 ¿Qué principio garantiza la autenticidad de un documento digital? a Copias simples b Firma electrónica y sello de tiempo c Marcado de agua 23 ¿Qué elemento no es parte del ciclo de vida de la información? a Creación b Expropiación de datos c Uso 24 ¿Qué tipo de documento requiere conservación permanente según normativa? a Notas de recepción b Documentos probatorios de alto valor histórico c Guías internas 25 ¿Qué nivel de seguridad es crucial para archivos nacionales? a Seguridad ambiental b Seguridad física y lógica c Seguridad de personal 26 ¿Qué herramienta facilita la búsqueda en archivos electrónicos? a Presentador de PDF b Metadatos y thesaurus c Corrector ortográfico 27 ¿Qué aspecto evalúa un plan de continuidad de gestión documental? a Resiliencia ante fallas b Tamaño de servidor c Costo de impresión 28 ¿Qué documento regula la conservación de documentos audiovisuales en Colombia? a Políticas de preservación de medios b Políticas de publicidad c Manual de oficina 29 ¿Qué se entiende por normalización documental? a Establecimiento de reglas homogéneas b Producción de informes c Edición de texto 30 ¿Qué diferencia hay entre un expediente y un fondo? a Expediente es una serie de expedientes; fondo, un conjunto de documentos b El expediente es físico y el fondo digital c Son sinónimos 31 ¿Qué rol cumple el usuario en la gestión documental? a Ignorar políticas b Asegurar uso responsable y trazabilidad c Usar libremente 32 ¿Qué fundamento ético está ligado a la gestión documental? a Difusión sin control b Protección de información y derechos c Explotación de datos 33 ¿Qué es un repositorio institucional? a Un servidor personal b Almacén digital de la institución c Una biblioteca física 34 ¿Qué indica la garantía de conservación a largo plazo? a Destrucción programada b Lectura inmediata c Capacidad de lectura futura 35 ¿Qué es la gestión de indicadores de archivo? a Capacitación de personal b Creación de documentos c Medición de desempeño archivístico 36 ¿Qué papel juega el control de accesos en archivos? a Restringir uso indebido b Promover acceso total c Eliminar auditoría 37 ¿Qué se evalúa en una auditoría de archivos? a Costo de impresión b Conformidad con políticas y normativas c Tamaño de archivos 38 ¿Qué componente es clave en la clasificación funcional? a Formato de papel b Función administrativa c Color de etiqueta 39 ¿Qué implica la preservación digital sostenida? a Mantener legibilidad y contexto b Encriptación total c Copias de seguridad aisladas 40 ¿Qué recurso institucional gestiona la AGN para documentación histórica? a Cadena de custodia y archivo histórico b Gestión de incidencias c Base de datos comercial 41 ¿Qué factor condiciona la transferibilidad de documentos públicos? a Disposición legal y normativa vigente b Humor del lector c Preferencias institucionales 42 ¿Qué tipo de metadatos describe el contenido del documento? a Metadatos de marca b Metadatos de red c Metadatos de contenido 43 ¿Qué función cumple la clasificación por series documentales? a Orden por fecha de creación b Orden alfabético c Organizar por grupo de documentos afines 44 ¿Qué es la preservación a nivel institucional? a Guardado de copias de seguridad b Conservación de documentos para la memoria institucional c Archivo personal de empleados 45 ¿Qué debe garantizarse en la gestión documental electrónica? a Integridad, autenticidad y disponibilidad b Acceso ilimitado c Confidencialidad solamente 46 ¿Qué tipo de archivos requieren planes de clasificación formales? a Archivos institucionales y públicos b Documentos personales c Notas de servicio 47 ¿Qué implica la interoperabilidad entre sistemas archivísticos? a Intercambio de metadatos y formatos b Conversión de colores c Reescritura manual 48 ¿Qué objeto describe la autoría y procedencia de un documento? a Tamaño b Extensión de archivo c Procedencia y titularidad 49 ¿Qué convención ayuda a evitar la pérdida de documentos? a Políticas de seguridad física b Políticas de adquisición c Políticas de retención y disposición 50 ¿Qué tipo de archivos deben migrarse ante obsolescencia tecnológica? a Borradores b Documentos críticos y normativos c Notas personales 51 ¿Qué es la reversibilidad en migración de formatos? a Convertir sin retorno b Capacidad de volver al formato original c Eliminar original 52 ¿Qué aporta la normalización de vocabularios archivísticos? a Costo mayor b Consistencia en búsquedas c Complejidad innecesaria 53 ¿Qué es un plan de gestión documental institucional? a Conjunto de políticas, reglas y procesos b Guía de usuario c Programa de mantenimiento 54 ¿Qué rol jurídico protege los derechos de acceso a la información? a Propiedad industrial b Derechos de autor c Protección de datos y transparencia 55 ¿Qué aspecto define el nivel de seguridad de un archivo? a Color de carpeta b Tamaño de almacenamiento c Clasificación de información 56 ¿Qué característica describe un documento definitivo? a Cuasi inalterable y con valor probatorio b Borrador c Base de datos 57 ¿Qué función cumple el Archivo Histórico Nacional? a Registro civil b Archivo privado c Objetivo de conservar memoria documental del país 58 ¿Qué sistema facilita la gestión de metadatos? a CRM b Sistema de facturación c Sistema de gestión documental (DMS) 59 ¿Qué es la trazabilidad de decisiones? a Registro de usuarios b Registro de inventario c Registro de acciones y responsables 60 ¿Qué factor es crucial en la autenticidad de la documentación? a Formato PDF b Impresión en color c Control de versiones y firmas 61 ¿Qué describe la política de salvaguarda de la información? a Lineamientos para preservar y proteger datos b Guía de escritorio c Procedimiento de facturación 62 ¿Qué implica la gestión de riesgos en archivos? a Copiar datos en USB b Instalar software antivirus c Identificar y mitigar amenazas a la información 63 ¿Qué función tiene un índice de expedientes? a Facilitar la localización de expedientes b Imprimir expedientes c Eliminar duplicados 64 ¿Qué es la interoperabilidad semántica en archivos? a Descodificación b Conexión física c Comprensión compartida entre sistemas 65 ¿Qué criterio ayuda a decidir la retención de un documento? a Valor probatorio y utilidad administrativa b Tamaño de archivo c Color de etiqueta 66 ¿Qué se busca con la clasificación por fechas? a Ordenar por tamaño b Eliminar fechas c Facilitar búsquedas temporales 67 ¿Qué describe un expediente de reserva legal? a Conjunto de documentos con valor probatorio b Manual de procedimientos c Guía de usuario 68 ¿Qué implica la gestión de acceso basada en roles? a Permisos globales b Permisos por usuario único c Permisos según funciones 69 ¿Qué norma indica la necesidad de políticas de gestión documental? a Ley de Protección de Datos b Ley General de Archivos y reglamentaciones c Ley de Competencia 70 ¿Qué papel juega la conservación periódica de medaos? a Mover sin control b Mantener legibilidad a lo largo del tiempo c Duplicar archivos 71 ¿Qué significa la conservación preventiva en archivos? a Medidas para evitar pérdidas ante fallos b Eliminación rápida c Conservación reactiva 72 ¿Qué es un plan de disposición documental? a Plan de compras b Plan de seguridad c Guía para eliminar o donar documentos 73 ¿Qué se evalúa en un inventario documental? a Existencia y estado de los fondos b Uso de papel c Costo de impresión 74 ¿Qué concepto describe la preservación legal de archivos? a Conservación de software b Conservación estética c Cumplimiento normativo y de custodia 75 ¿Qué función cumple un sistema de gestión de archivos? a Organizar, recuperar y preservar información b Almacenar sin indexación c Imprimir todo 76 ¿Qué importancia tiene la metadata descriptiva? a Facilita la recuperación y comprensión b Aumenta tamaño de archivos c Complica búsqueda 77 ¿Qué implica la gestión documental en la era digital? a Uso sin control b Digitalización, seguridad y gobernanza c Impresión constante 78 ¿Qué describe un archivo vivo, semiactivo y activo? a Nivel de uso y acceso permitido b Tipo de formato c Color de etiqueta 79 ¿Qué función cumple la conservación de documentos históricos? a Eliminar versiones b Preservar la memoria institucional y nacional c Compartir con público sin control 80 ¿Qué se entiende por gobernanza documental? a Gestión de personal b Mantenimiento de equipos c Conjunto de políticas y responsabilidades

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Gestión Documental en ColombiaVersión en línea

por Wilson Edwin Valdes Rangel

¿Cuál es la ley marco que regula la gestión documental y archivos en Colombia?

¿Qué entidad es la autoridad rectora de los archivos en Colombia?

¿Qué norma regula la gestión documental y la conservación de documentos electrónicos en Colombia?

¿Qué ciclo describe la vida de un documento desde su creación hasta su disposición final?

El manejo de documentos se clasifica normalmente en activo, semiactivo e inactivo. ¿Qué estado no pertenece?

¿Qué principio de gestión documental se orienta a la trazabilidad de decisiones?

¿Qué norma técnica colombiana orienta la gestión de documentos en soporte electrónico?

En Colombia, ¿quién debe preservar y custodiar el patrimonio documental público?

¿Qué tipo de clasificación ayuda a la recuperación eficiente de la información?

¿Qué documento describe políticas de gestión documental a nivel institucional?

¿Qué derecho está estrechamente relacionado con la transparencia documental?

¿Qué característica es esencial en la preservación de documentos electrónicos?

¿Cuál es el objetivo de la retención documental?

¿Qué concepto describe la migración tecnológica de documentos?

¿Qué norma establece criterios de conservación de documentos electrónicos?

En el marco colombiano, ¿qué implica la protección de información sensible pública?

¿Qué función cumple el Archivo Central en una entidad?

¿Qué proceso reduce el volumen de documentos sin perder valor administrativo?

¿Qué es la ficha de clasificación?

¿Qué se entiende por disposición final de documentos?

¿Qué tecnología facilita la gestión documental en Colombia?

¿Qué principio garantiza la autenticidad de un documento digital?

¿Qué elemento no es parte del ciclo de vida de la información?

¿Qué tipo de documento requiere conservación permanente según normativa?

¿Qué nivel de seguridad es crucial para archivos nacionales?

¿Qué herramienta facilita la búsqueda en archivos electrónicos?

¿Qué aspecto evalúa un plan de continuidad de gestión documental?

¿Qué documento regula la conservación de documentos audiovisuales en Colombia?

¿Qué se entiende por normalización documental?

¿Qué diferencia hay entre un expediente y un fondo?

¿Qué rol cumple el usuario en la gestión documental?

¿Qué fundamento ético está ligado a la gestión documental?

¿Qué es un repositorio institucional?

¿Qué indica la garantía de conservación a largo plazo?

¿Qué es la gestión de indicadores de archivo?

¿Qué papel juega el control de accesos en archivos?

¿Qué se evalúa en una auditoría de archivos?

¿Qué componente es clave en la clasificación funcional?

¿Qué implica la preservación digital sostenida?

¿Qué recurso institucional gestiona la AGN para documentación histórica?

¿Qué factor condiciona la transferibilidad de documentos públicos?

¿Qué tipo de metadatos describe el contenido del documento?

¿Qué función cumple la clasificación por series documentales?

¿Qué es la preservación a nivel institucional?

¿Qué debe garantizarse en la gestión documental electrónica?

¿Qué tipo de archivos requieren planes de clasificación formales?

¿Qué implica la interoperabilidad entre sistemas archivísticos?

¿Qué objeto describe la autoría y procedencia de un documento?

¿Qué convención ayuda a evitar la pérdida de documentos?

¿Qué tipo de archivos deben migrarse ante obsolescencia tecnológica?

¿Qué es la reversibilidad en migración de formatos?

¿Qué aporta la normalización de vocabularios archivísticos?

¿Qué es un plan de gestión documental institucional?

¿Qué rol jurídico protege los derechos de acceso a la información?

¿Qué aspecto define el nivel de seguridad de un archivo?

¿Qué característica describe un documento definitivo?

¿Qué función cumple el Archivo Histórico Nacional?

¿Qué sistema facilita la gestión de metadatos?

¿Qué es la trazabilidad de decisiones?

¿Qué factor es crucial en la autenticidad de la documentación?

¿Qué describe la política de salvaguarda de la información?