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Gestión de instalaciones para eventosVersión en línea
Contesta correctamente
1
Se define como todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de personas en un tiempo y lugar preestablecido en el cual desarrollarán y compartirán una serie de actividades con un mismo objetivo
2
Se clasifican en: Finalidad, Tamaño, Ubicación y Mercado
3
Cuáles son los tipos de eventos?
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Tipo de evento que son encuentros sociales en los cuales ocurre un acontecimiento en torno a un deporte específico
5
Tipo de evento que vela por darle voz a un acontecimiento histórico, artístico, lingüístico, deportivo o tradicional de la zona, barrio o ubicación.
6
Tipo de evento que se clasifica en dos apartados: internos (reuniones, comidas festival) y externos (ferias, inauguraciones, convenciones), de carácter formal y profesional.
7
Tipo de evento que son reuniones en las cuales se tratan temas relacionados al medio estudiantil pudiendo desarrollarse de forma interna o externa
8
Tipo de evento considerado como pequeñas reuniones formales o informales en donde el principal motivo del evento es compartir tiempo y generar amistad
9
Tipo de evento que precede una creencia religiosa o divina
10
Tipo de evento que son públicos y privados más antiguos del mundo en los que se vincula una actividad política
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Partidos de fútbol, competiciones de natación, juegos Olímpicos, entrenamientos, juegos amistosos, etc
12
Eventos musicales, artísticos, debates, concursos, exposiciones, bailes y hasta desfiles de moda
13
Ferias, lanzamiento de productos, exposiciones, inauguraciones, convenciones, reuniones matutinas de trabajo, comidas festivas, celebraciones internas
14
Graduaciones, festividades anuales, entregas de medallas y reconocimientos, jornadas de puertas abiertas, reuniones docentes, presentación de notas finales, presentaciones
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Bodas, cumpleaños, reuniones familiares, aniversarios, fiestas temáticas
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Eucaristías o misas, cultos, oración
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Votaciones presidenciales, reuniones de la cámara del congreso, conferencias de prensa, firmas de acuerdos, lanzamiento de campaña, debates
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Hasta 100 participantes
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Entre 50 y 250 participantes
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Entre 250 y 500 participantes
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Entre 500 y 2000 participantes
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Más de 2000 participantes
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Por su ubicación geográfica pueden ser:
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Eventos abiertos a cualquier persona
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Eventos a los que solo asisten personas invitadas o relacionadas con el organizador
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Eventos organizados para empleados de una empresa o institución
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Eventos organizados para personas fuera de una empresa o institución
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Son los elementos importantes para la organización de un evento
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En un congreso de 300 personas, los asistentes están sentados en filas de sillas sin mesas, todos mirando hacia un escenario con una pantalla gigante y un conferencista al frente.
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En una reunión de gerentes, 12 directivos se sientan alrededor de una mesa larga y rectangular para discutir los resultados anuales de la empresa.
31
En una capacitación empresarial, los participantes están sentados en mesas formando una “U”, dejando el centro libre para que el instructor pueda desplazarse y todos puedan verse entre sí.
32
En una boda formal, los invitados están distribuidos en mesas redondas de ocho personas cada una, mientras disfrutan de la cena.
33
En una presentación académica, los estudiantes están sentados en filas con mesas individuales, todos mirando hacia el profesor y la pizarra.
34
En la inauguración de una galería, los invitados permanecen de pie conversando, con algunas mesas altas para apoyar bebidas y aperitivos.
35
En una ceremonia oficial, hay una mesa principal al frente donde se sientan las autoridades, mientras los demás asistentes están ubicados frente a ellos.
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Supervisa y da el visto bueno a la documentación
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Redacta, define y revisa
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Solicitud de permisos, licencias y seguros del evento
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Es un requisito legal importante de las autoridades competentes, dependiendo el tipo de evento y lugar que se llevará a cabo. Suelen estar relacionados con la seguridad el tráfico y el ruido
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Garantiza que en caso de que ocurra algún accidente los organizadores pueden hacer frente a las posibles indemnizaciones que deban pagar a los afectados
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Los organizadores deben asegurarse que el lugar cumpla con las condiciones necesarias de seguridad (salidas de emergencia extintores y sistema de iluminación de emergencia), qué trabajadores y proveedores estén protegidos contra riesgos laborales
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Permiso de ocupación de la vía pública, sonido, venta de alcohol, sanitario y de seguridad
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Capacidad máxima autorizada de personas que un lugar puede albergar de forma segura y cómoda, cumpliendo con las normas de seguridad y prevención de riesgos.
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Cantidad de personas que asisten al lugar
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Medir el espacio. Determinar la superficie útil. Aplicar la densidad de ocupación. Considerar normativas. Calcular aforo total
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Activar controles de acceso instalar sistemas de vigilancia y verificar que las medidas de seguridad estén operativas. Breaking de seguridad al personal e inspección final del lugar
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Vigilar el acceso y gestionar el flujo de personas para evitar aglomeraciones. La comunicación constante con el personal de seguridad y organizadores es clave para detectar cualquier incidente
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Se debe monitorear continuamente el espacio y gestionar la seguridad de las multitudes es crucial mantener la visibilidad del personal de seguridad y garantizar la rápida respuesta ante cualquier incidente
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Se deben controlar las salidas para asegurar una evacuación ordenada y segura. Realizar una revisión final del lugar y analizar la efectividad de las medidas de seguridad adoptadas
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Identificación y evaluación de amenazas potenciales como multitudes condiciones climáticas o riesgos técnicos
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Elaboración de un plan estructurado que incluye mapeo del lugar, medidas preventivas y asignación de responsabilidades
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Implementación de controles como inspección de equipos, vigilancia, control de acceso y señalización adecuada
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Preparación para incidentes con planes de evacuación, primeros auxilios y coordinación con servicios de emergencia
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Formación específica en protocolos de seguridad, manejo de emergencias y uso de equipos de seguridad y comunicación
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Uso de sistemas de comunicación interna y planificación de mensajes claros para asistentes en caso de incidentes
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Cumplimiento con regulaciones locales, permisos, normas de capacidad y requerimientos de seguridad aplicables
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Relación de simulacros para evaluar protocolos, capacitar al personal y detectar áreas de mejora
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Seguridad personalizada para zonas críticas, como escenarios o salas VIP, y personas destacadas en el evento
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Estrategias flexibles para enfrentar cambios climáticos, aumento de asistentes o fallas técnicas
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Fallas técnicas. Dificultades con la infraestructura. Retrasos de proveedores. Control de multitudes. Problemas de salud y seguridad. Incendios o explosiones
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Condiciones climáticas adversas. Alteraciones del orden público. Riesgos asociados a la ubicación. Amenazas terroristas. Condiciones de acceso
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Ciberataques. Fallos en la infraestructura de TI
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Falta de recursos esenciales. Problemas de transporte. Inseguridad alimentaria
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Debe comenzar con una evaluación exhaustiva. Esto incluye amenazas externas e internas, desde el clima hasta riesgos técnicos o problemas con las multitudes
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Una vez identificados los riesgos, en el protocolo se debe detallar e implementar para mitigar estos peligros. Desde controles de acceso seguridad física hasta implementación de tecnología, monitoreo del evento en tiempo real
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Debe especificar los pasos a seguir. Planes de evacuación, comunicación con los servicios de emergencia, intervención en situaciones de salud y seguridad pública
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Debe asegurar que haya comunicación efectiva con las autoridades locales: policía, bomberos y servicios de emergencia, quienes deben estar informados del evento y preparados para intervenir si es necesario
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Todo el personal involucrado en el evento debe estar entrenado, saber cómo actuar en situaciones de emergencia, garantizando que todos sepan cómo responder rápidamente
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Contemplar ante cambios de última hora en el evento o problemas inesperados. Asegurar que el evento pueda continuar sin poner en peligro la seguridad
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El personal debe tener acceso a medios de comunicación eficientes para coordinarse en tiempo real
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