Test: Gestión Documental - GDO (inventario - registro


Gestión Documental - GDOVersión en línea Refuerzo de capacitación por BRIGADISTA FUNSAR 1 En el proceso de transferencia o eliminación la información se registra en: Respuesta escrita 2 Cuando un expediente se fracciona, la foliación de las carpetas debe ser? a Única b No se realiza el proceso de foliación c Continua d Ninguna de las anteriores 3 En el FOR008GDO se registra: a Registro de información b Inventario c Consulta y préstamo d Ninguna de las anteriores 4 Cuáles son los principios archivísticos? a Transferencia, eliminación, archivos descongestionados b Procedencia, Orden Original c Planeación, producción, gestión y trámite, organización d Ninguna de las anteriores 5 En el proceso de gestion documental, incluido en los procesos de apoyo administrativo del manual de procesos y procedimientos encontramos: a FOR010GDO - FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL b GUI003GDO - ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN c MTZ001GDO - CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL d Todas las anteriores 6 La ley 734 de 2002 incluye prohibiciones para los Servidores Públicos, Señale las opciones correctas. Escoge una o varias respuestas a Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. b Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. c Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones d Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. 7 Qué son documentos de apoyo? a Son documentos que no forman parte de las TRD, pero adquieren importancia como facilitadores de la gestión b Son aquellos que forman parte de las TRD y por ende de los Archivos de Gestión c Son documentos que produce la oficina y deben incluirse en las TRD d Ninguna de las anteriores 8 Las comunicaciones oficiales son: a Correspondencia enviada y recibida b Documentos que produce cada oficina y pertenecen a sus archivos de gestión, forman parte del trámite de los asuntos que se manejan en las dependencias c Son documentos producidos por la oficina y hacen parte de las TRD d Ninguna de las anteriores 9 Qué es la Tabla de Retención Documental - TRD? a Instrumento archivístico que contiene un listado de series, subseries, tipos documentales con sus respectivos tiempos de retención en cada ciclo vital del documento y su disposición final. b Listado que refleja las series y tipos documentales. c Instrumento archivístico que sirve para clasificar los documentos en el archivo de gestión d Ninguna de las anteriores 10 En el FOR010GDO, una vez ingresada la información, revisado por SSG - Archivo y Correspondencia, quien elabora y quien entrega debe registrar la fecha de: a Cuándo se elabora el documento b Cuándo se realizar la revisión c Cuándo se firma el formato d Ninguna de las anteriores 11 Para realizar el proceso de eliminación, y firma del formato como recibido, este debe ser aprobado por el Comité de Archivo y Gestión Documental? a Falso b Verdadero 12 Establece los lineamientos para la organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración de los documentos físicos y electrónicos de la UPN: a FOR010GDO - FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL b GUI003GDO - ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN c MTZ001GDO - CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL d PRO003GDO – CONTROL DE REGISTROS 13 Gestión Documental, hace parte de los procesos de: a Procesos de Apoyo Misional b Procesos de Evaluación c Procesos de Apoyo Administrativo d Procesos Estratégicos Explicación 1 ninguno 2 ninguno 3 ninguno 4 ninguno 5 ninguno 6 ninguno 7 ninguno 8 ninguno 9 ninguno 10 ninguno 11 ninguno 12 ninguno 13 ninguno

1

En el proceso de transferencia o eliminación la información se registra en:

Respuesta escrita

2

Cuando un expediente se fracciona, la foliación de las carpetas debe ser?

a

Única

b

No se realiza el proceso de foliación

c

Continua

d

Ninguna de las anteriores

3

En el FOR008GDO se registra:

a

Registro de información

b

Inventario

c

Consulta y préstamo

d

Ninguna de las anteriores

4

Cuáles son los principios archivísticos?

a

Transferencia, eliminación, archivos descongestionados

b

Procedencia, Orden Original

c

Planeación, producción, gestión y trámite, organización

d

Ninguna de las anteriores

5

En el proceso de gestion documental, incluido en los procesos de apoyo administrativo del manual de procesos y procedimientos encontramos:

a

FOR010GDO - FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

b

GUI003GDO - ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

c

MTZ001GDO - CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

d

Todas las anteriores

6

La ley 734 de 2002 incluye prohibiciones para los Servidores Públicos, Señale las opciones correctas.

Escoge una o varias respuestas

a

Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

b

Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

c

Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones

d

Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

7

Qué son documentos de apoyo?

a

Son documentos que no forman parte de las TRD, pero adquieren importancia como facilitadores de la gestión

b

Son aquellos que forman parte de las TRD y por ende de los Archivos de Gestión

c

Son documentos que produce la oficina y deben incluirse en las TRD

d

Ninguna de las anteriores

8

Las comunicaciones oficiales son:

a

Correspondencia enviada y recibida

b

Documentos que produce cada oficina y pertenecen a sus archivos de gestión, forman parte del trámite de los asuntos que se manejan en las dependencias

c

Son documentos producidos por la oficina y hacen parte de las TRD

d

Ninguna de las anteriores

9

Qué es la Tabla de Retención Documental - TRD?

a

Instrumento archivístico que contiene un listado de series, subseries, tipos documentales con sus respectivos tiempos de retención en cada ciclo vital del documento y su disposición final.

b

Listado que refleja las series y tipos documentales.

c

Instrumento archivístico que sirve para clasificar los documentos en el archivo de gestión

d

Ninguna de las anteriores

10

En el FOR010GDO, una vez ingresada la información, revisado por SSG - Archivo y Correspondencia, quien elabora y quien entrega debe registrar la fecha de:

a

Cuándo se elabora el documento

b

Cuándo se realizar la revisión

c

Cuándo se firma el formato

d

Ninguna de las anteriores

11

Para realizar el proceso de eliminación, y firma del formato como recibido, este debe ser aprobado por el Comité de Archivo y Gestión Documental?

a

Falso

b

Verdadero

12

Establece los lineamientos para la organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración de los documentos físicos y electrónicos de la UPN:

a

FOR010GDO - FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

b

GUI003GDO - ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

c

MTZ001GDO - CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

d

PRO003GDO – CONTROL DE REGISTROS

13

Gestión Documental, hace parte de los procesos de:

a

Procesos de Apoyo Misional

b

Procesos de Evaluación

c

Procesos de Apoyo Administrativo

d

Procesos Estratégicos

Explicación

1

ninguno

2

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por BRIGADISTA FUNSAR

En el proceso de transferencia o eliminación la información se registra en:

Respuesta escrita

Cuando un expediente se fracciona, la foliación de las carpetas debe ser?

En el FOR008GDO se registra:

Cuáles son los principios archivísticos?

En el proceso de gestion documental, incluido en los procesos de apoyo administrativo del manual de procesos y procedimientos encontramos:

La ley 734 de 2002 incluye prohibiciones para los Servidores Públicos, Señale las opciones correctas.

Escoge una o varias respuestas

Qué son documentos de apoyo?

Las comunicaciones oficiales son:

Qué es la Tabla de Retención Documental - TRD?

En el FOR010GDO, una vez ingresada la información, revisado por SSG - Archivo y Correspondencia, quien elabora y quien entrega debe registrar la fecha de:

Para realizar el proceso de eliminación, y firma del formato como recibido, este debe ser aprobado por el Comité de Archivo y Gestión Documental?

Establece los lineamientos para la organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración de los documentos físicos y electrónicos de la UPN:

Gestión Documental, hace parte de los procesos de:

Explicación