Diseño del Sistema Documental

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Quiz sobre clasificación y codificación

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jimmy chacon

Costa Rica

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Diseño del Sistema DocumentalVersión en línea Quiz sobre clasificación y codificación por jimmy chacon 1 ¿Qué es un sistema de organización documental? a Conjunto de criterios, estructuras y reglas para administrar los documentos. b Un inventario de máquinas y equipos. c Un esquema de pagos y facturas. d Una colección de carpetas sin reglas. 2 ¿Por qué no basta clasificar solo por el nombre del documento? a Porque distintos áreas pueden usar el mismo nombre para documentos con funciones diferentes. b Porque las fechas son más importantes que el nombre. c Porque los documentos no se deben clasificar. d Porque los nombres siempre son ambiguos. 3 ¿Qué es una serie documental? a Una lista de usuarios autorizados. b Agrupa documentos relacionados con una misma función o actividad. c Un conjunto de archivos antiguos. d Una carpeta única para todos los documentos. 4 ¿Qué es la tipología documental? a Una lista de proveedores. b La ubicación física del expediente. c El tipo específico de documento que puede integrar una serie o expediente. d Una fecha de vencimiento de archivos. 5 Qué significa RH-CON-2026-015-V02? a RH = Recursos Humanos; CON = Conferencia; 2026 = año; 015 = día; V02 = versión. b RH = Recursos Humanos; CON = Contrato; 2026 = año; 015 = consecutivo; V02 = versión. c RH = Revisión Histórica; CON = Documento; 2026 = mes; 015 = índice; V02 = volumen. d RH = Registro Humano; CON = Contrato; 2026 = año; 015 = código; V02 = versión. 6 ¿Qué problema surge con archivos denominados contrato final, contrato final2 y contrato bueno ahora sí? a Demasiadas carpetas vacías. b Fallo en la red de la institución. c Falta de permisos de usuario. d Ambigüedad; no está claro cuál versión es la vigente. 7 ¿Qué indica la ubicación en el inventario maestro? a El nombre del usuario que lo creó. b La fecha de creación del documento. c La ubicación lógica del documento (físico o digital) dentro del sistema. d El tamaño del archivo. 8 ¿Qué son los niveles de acceso y confidencialidad? a Etapas de revisión de documentos. b Categorías (p. ej., General, Interno, Restringido, Confidencial) que limitan quién puede ver un documento. c Niveles de seguridad física de los equipos. d Tipos de formato de archivo. 9 ¿Qué evalúa la prueba de los cinco documentos? a La velocidad de la red y almacenamiento. b La cantidad de usuarios conectados. c Clasificación, código, nomenclatura, ubicación y acceso de cada documento. d La antigüedad de la institución. 10 Caso de reflexión: ¿qué riesgo muestra la lectura al reorganizar archivos? a Que los archivos se vuelvan ilegibles. b Que nadie pueda leer los documentos. c Que se pierda el respaldo físico solamente. d Que conflictos de códigos, ubicaciones y confidencialidad comprometan la recuperación y seguridad. Explicación 1 Explica la función central: criterios, estructuras y reglas para gestionar documentos. 2 La clasificación debe considerar área y función, no solo el título. 3 La serie agrupa por función/actividad, no por lugar. 4 La tipología identifica el tipo concreto dentro de una serie. 5 Desglose lógico del código: área, serie, año, consecutivo, versión. 6 La nomenclatura debe indicar versión vigente para evitar confusión. 7 La ubicación forma parte de la información de control junto con otros metadatos. 8 Define quién puede consultar según la confidencialidad del documento. 9 Ejercicio para verificar consistencia del diseño documental. 10 El diseño debe evitar inconsistencias que dificulten recuperación y seguridad.

Puedes integrar el juego en un LMS compatible con LTI 1.1 o LTI 1.3 como Canvas, Moodle, o Blackboard. De esta manera podrás guardar las puntuaciones automáticamente en el libro de calificaciones de esa plataforma.

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¿Qué es un sistema de organización documental?

¿Por qué no basta clasificar solo por el nombre del documento?

¿Qué es una serie documental?

¿Qué es la tipología documental?

Qué significa RH-CON-2026-015-V02?

¿Qué problema surge con archivos denominados contrato final, contrato final2 y contrato bueno ahora sí?

¿Qué indica la ubicación en el inventario maestro?

¿Qué son los niveles de acceso y confidencialidad?

¿Qué evalúa la prueba de los cinco documentos?

Caso de reflexión: ¿qué riesgo muestra la lectura al reorganizar archivos?

Explicación