A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
L
M
N
Ñ
O
P
R
S
T
U
V
V
Empieza por
A
Sigla que se pronuncia como una palabra (RENFE, AENA). Para alfabetizar se trata letra a letra desde su inicio, no por su significado desarrollado.
Contiene la
B
Conjunto de reglas que determinan el orden de las palabras en un sistema alfabético. Tiene normas específicas para personas físicas, sociedades, partículas y siglas.
Empieza por
C
Operación de DIVIDIR un conjunto de documentos en grupos según un criterio compartido (responde a «de qué va»). Va de lo general a lo particular y es PREVIA a la ordenación.
Contiene la
D
Operación de ASIGNAR un código que identifique de forma inequívoca cada documento dentro del sistema.
Contiene la
E
El código no aporta información: es un simple número correlativo (00001, 00002…). Sencillo y de crecimiento ilimitado, pero exige consultar un índice para saber qué es cada cosa.
Contiene la
F
Sistema que clasifica los documentos por las FUNCIONES o actividades de la organización (contratación, facturación, selección de personal). Más estable que el orgánico: las funciones perduran, aunque cambie el organigrama.
Contiene la
G
Sistema que combina criterios orgánicos y funcionales (p. ej. primer nivel por departamento, dentro por función). Es el modelo MÁS HABITUAL en la práctica. Los sistemas no son excluyentes.
Contiene la
H
Fase administrativa previa al archivo definitivo en la que el documento se clasifica, codifica y registra antes de guardarse. Recogida en la capacidad CE2.7 del BOE.
Contiene la
I
Partículas en nombres extranjeros (von, van, de en alemán/francés/neerlandés). SE RESPETAN al alfabetizar: «Von Herranz, Jacinto» va en la V. Es la otra mitad de la trampa de las partículas.
Contiene la
J
Código cuyas partes reflejan los niveles de la pirámide archivística (fondo-sección-serie-año-correlativo). Cada segmento sitúa el documento en un nivel del cuadro de clasificación.
Contiene la
L
Abreviatura formada por iniciales (S.L., ANC, BOE). Para alfabetizar se ordenan letra a letra desde su inicio, no por su desarrollo: ANC va en A-N-C.
Contiene la
M
Conjunto de caracteres (letras, números o ambos) que identifica un documento o expediente. Ejemplo: AJM-URB-LOM-2026-0847. Debe cumplir el principio de univocidad.
Contiene la
N
Valor que no se repite en todo el sistema y permite localizar un documento sin ambigüedad. Materializa el principio de univocidad.
Contiene la
Ñ
Preposiciones y artículos en nombres españoles (de, del, de la, los). SE IGNORAN al alfabetizar: «Monte García, Juan (del)» va en la M (la partícula se pone entre paréntesis al final).
Contiene la
O
Sistema que clasifica los documentos según la ESTRUCTURA de la organización: un grupo por cada departamento del organigrama. Intuitivo pero frágil: si cambia el organigrama, hay que reclasificar.
Contiene la
P
Apellidos formados por dos elementos (Fernández de Córdoba, García-Page). Se alfabetizan por el primer elemento como un bloque único; no se separan en dos entradas.
Contiene la
R
El, La, Los, Las al inicio de un nombre. Se IGNORAN para alfabetizar: «La Caixa» va en la C de Caixa, «El Corte Inglés» en la C de Corte.
Contiene la
S
Documento que recoge, de forma jerárquica, todas las categorías en que se clasifican los documentos de una organización (fondo, secciones, series).
Contiene la
T
Palabras o expresiones normalizadas que resumen el contenido de un documento para recuperarlo. A diferencia de las palabras clave libres, están controlados (suelen salir de un tesauro).
Contiene la
U
Actividad o competencia de la organización que genera documentos (contratar, facturar, sancionar). Es el criterio sobre el que se construye la clasificación funcional.
Contiene la
V
Principio de la codificación: asociación de cada elemento de un conjunto con EXCLUSIVAMENTE un elemento de otro (uno a uno). ATENCIÓN: NO es un principio archivístico
Contiene la
V
El propio código informa sobre el documento (AJM = Ajuntament de Mataró, URB = Urbanismo). Permite identificar el expediente sin otro fichero, pero es más rígido ante cambios de estructura.
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