Gestión Documental: Fases Clave

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Guía de las fases de gestión

Creada por

Lili Rojas

Colombia

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#	Jugador	Acierto	tiempo
1	Lili Rojas 28 de Mayo de 2026	% 80	06:10

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Gestión Documental: Fases Clave


Gestión Documental: Fases ClaveVersión en línea Guía de las fases de gestión por Lili Rojas 1 ¿Qué busca la fase de planificación en la gestión documental? a Archivarlo sin clasificación b Crear copias idénticas de cada archivo c Identificar necesidades y estrategia para producir, indexar, digitalizar y almacenar d Ejecutar la publicación de documentos 2 ¿Qué se verifica en la fase de producción? a Identificar documentos imprescindibles y organizarlos por categorías y metadatos b Borrar documentos obsoletos c Eliminar metadatos para simplificar búsqueda d Publicar mapas de procesos 3 Durante la fase de organización, ¿qué aspecto es crucial? a Duplicar documentos b Aumentar tamaño de archivos c Ocultar información sensible d Determinar departamento responsable y tiempo de conservación 4 ¿Qué facilita la digitalización masiva de documentos? a Desorganizar archivos para ahorrar espacio b Eliminar archivos antiguos c Imprimir copias de seguridad d Convertir papiro en archivos digitales y usar OCR 5 En indexación, ¿qué se asigna a cada documento? a Contraseñas de acceso b Nodos de red para almacenamiento c Metadatos y categorías d Etiquetas decorativas 6 La recuperación y consulta se apoya en... a Solo el nombre del archivo b Algoritmos de compresión c Sistemas de búsqueda avanzados por palabras clave y criterios d Borrado automático de entradas 7 ¿Qué implica la fase de conservación y eliminación? a Conservar según normativa y expurgar documentos innecesarios b Convertir todo a PDF c Copiar todos los documentos a USB d Eliminar sin control ninguno 8 ¿Qué se garantiza en la fase de almacenamiento y protección? a Acceso abierto a todos b Almacenamiento ilimitado sin control c Sin copias de seguridad d Seguridad: backups, cifrado y controles de acceso 9 ¿Qué función cumple la fase de producción respecto al tratamiento de documentos? a Definir la estructura adecuada y medios para su tratamiento b Ignorar metadatos y categorías c Generar impresiones en gran volumen d Custodiar solo copias de seguridad 10 ¿Qué objetivo tiene toda la cadena de fases en conjunto? a Eliminar documentos periódicamente sin criterio b Imprimir todo el contenido c Desarrollar una estrategia eficiente de gestión documental d Mantener archivos sin análisis Explicación 1 La planificación revisa el contexto legal, técnico y funcional para definir necesidades y estrategias. 2 Producción genera y clasifica la documentación necesaria con metadatos y estructura. 3 Organización asigna responsables, plazos y lugar de almacenamiento. 4 La digitalización mejora la accesibilidad y permite búsqueda con OCR. 5 La indexación estandariza clasificación para búsquedas rápidas. 6 Se establecen reglas para localizar documentos por criterios de indexación. 7 Conservación reglamentada y eliminación certificada de datos no necesarios. 8 Protección de información mediante seguridad y copias de seguridad. 9 Se decide estructura, recursos y métodos para gestionar la documentación. 10 La suma de fases busca optimizar producción, indexación, digitalización y almacenamiento.

Puedes integrar el juego en un LMS compatible con LTI 1.1 o LTI 1.3 como Canvas, Moodle, o Blackboard. De esta manera podrás guardar las puntuaciones automáticamente en el libro de calificaciones de esa plataforma.

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por Lili Rojas

¿Qué busca la fase de planificación en la gestión documental?

¿Qué se verifica en la fase de producción?

Durante la fase de organización, ¿qué aspecto es crucial?

¿Qué facilita la digitalización masiva de documentos?

En indexación, ¿qué se asigna a cada documento?

La recuperación y consulta se apoya en...

¿Qué implica la fase de conservación y eliminación?

¿Qué se garantiza en la fase de almacenamiento y protección?

¿Qué función cumple la fase de producción respecto al tratamiento de documentos?

¿Qué objetivo tiene toda la cadena de fases en conjunto?

Explicación