Organización de Archivo Central

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Conceptos clave de archivos centrales

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Organización de Archivo Central


Organización de Archivo CentralVersión en línea Conceptos clave de archivos centrales por Nasly Afanador 1 condiciones ambientales de los depositos de archivo a Aspectos comp temperatura, humedad relativa, luz b Aspectos de ubicación, capacidad, y consistencia c Seguridad física de la documentación d La autonomía del archivo con respecto a las demás unidades administrativas 2 Condiciones de mantenimiento en los depósitos de archivos a 4. Limpieza de pisos, uso de máquinas aspiradoras, brechas para aseo de anaqueles y limpieza de la documentación b Aspectos como temperatura, humedad relativa, luz c Limpieza de áreas y documentos d 3. Prevención y atención de emergencias 3 Condiciones de mobiliario y equipo de los depósitos de archivo a Aspectos como estantería, carros o carretillas para el transporte de volúmenes documentales, escaleras, mesas, armarios, equipos de microfilmacion y digitalización b Procesos de migración o reproducción de documentos c Programa básico de primeros auxilios para documentos de archivo d Sistema Integrado de Conservación 4 Monitoreo y control ambiental y biológico a Control de condiciones ambientales como temperatura, iluminación, contaminación atmosférica, ventilación y control biológico b 1. Inspección y mantenimiento de instalaciones c Prevención y atención de emergencias d Aspectos comp temperatura, humedad relativa, luz 5 5. Limpieza de áreas y documentos. a 4. Acciones como eliminación de polvo y suciedad, limpieza permanente y periódica de áreas b 1. Acciones como almacemiento y realmacenamiento c 2. Intervenciones mínimas como limpieza mecánica superficial, eliminación de cintas d Aspectos como temperatura, humedad relativa, luz. 6 Uso y mantenimiento ( materiales, métodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento a 4. Acciones como almacenamiento y realmacenamiento; unidades de conservación: materiales y diseño. b 1. La seguridad física de los documentos c La proyección del depósito de acuerdo al crecimiento del acervo Documental. d 3. Aspectos de ubicación, capacidad y consistencia. 7 Inspección y mantenimiento de instalaciones a Evaluación e inspección de materiales constructivos y acabados del edificio; identificación e inspección de factores de alteración. b Monitoreo y control ambiental y biológico c Aspectos de aprovechamiento de los espacios físicos y optimizacion en la distribución de equipos d Aspectos como instalaciones eléctricas e instalaciones hidráulicas 8 ¿Qué es un Archivo Central en una organización? a Un lugar para almacenar copias de seguridad b Un repositorio de objetos físicos sin clasificación c La colección de expedientes personales de empleados d El conjunto de fondos y series que centraliza la gestión documental 9 ¿Cuál es la función principal de la clasificación en un Archivo Central? a Organizar documentos para localizarlos fácilmente b Eliminar documentos antiguos c Proteger solo los documentos electrónicos d Duplicar expedientes de cada departamento 10 ¿Qué es una serie documental? a Conjunto de documentos derivados de una actividad administrativa b Archivo de respaldo de software c Conjunto de documentos aislados sin relación d Carpeta personal de un trabajador 11 ¿Qué norma ayuda a estructurar el Archivo Central? a Formato único de lectura para PDFs b Almacenamiento en la nube sin control de versiones c Clasificación por series y fondos d Criptografía de archivos 12 ¿Qué implica el control de acceso en un Archivo Central? a Determinar quién puede ver o retirar documentos b Aumentar el tamaño de las fichas de inventario c Eliminar documentos al inicio del año d Imprimir todo el archivo 13 ¿Qué es el ciclo de vida de un documento? a Renovación automática de archivos cada mes b Solo digitalización de archivos c Copia de seguridad semanal d Fases desde su creación hasta su disposición final 14 ¿Qué tipo de soporte se maneja en un Archivo Central? a Soportes físicos y electrónicos b Sólo soportes electrónicos c Soportes audiovisuales exclusivos d Sólo soportes físicos 15 ¿Qué es la conservación documental? a Protección y preservación de documentos a lo largo del tiempo b Eliminación rápida de archivos obsoletos c Actualización de software de todas las computadoras d Copias de documentos en un solo formato 16 ¿Qué criterio se usa para desincorporar documentos? a Fecha de publicación en internet b Tamaño del documento c Costo de impresión original d Valor legal, utilidad administrativa y respaldo jurídico 17 ¿Qué implica la normalización de folios? a Estándares de numeración y codificación para búsqueda b Ignorar metadatos c Solo numeración de páginas d Usar el mismo formato para todo sin excepción

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condiciones ambientales de los depositos de archivo

Condiciones de mantenimiento en los depósitos de archivos

Condiciones de mobiliario y equipo de los depósitos de archivo

Monitoreo y control ambiental y biológico

5. Limpieza de áreas y documentos.

Uso y mantenimiento ( materiales, métodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento

Inspección y mantenimiento de instalaciones

¿Qué es un Archivo Central en una organización?

¿Cuál es la función principal de la clasificación en un Archivo Central?

¿Qué es una serie documental?

¿Qué norma ayuda a estructurar el Archivo Central?

¿Qué implica el control de acceso en un Archivo Central?

¿Qué es el ciclo de vida de un documento?

¿Qué tipo de soporte se maneja en un Archivo Central?

¿Qué es la conservación documental?

¿Qué criterio se usa para desincorporar documentos?

¿Qué implica la normalización de folios?