Términos clave de archivos
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A
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
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A
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
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B
Instrumento archivístico por el cual se
estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en
razón de las funciones administrativas y misionales de la administración pública.
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C
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final
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C
Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que
debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad
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C
Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
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C
Esquema que refleja la
jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el
que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales
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D
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su conservación total, eliminación o selección.
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D
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
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D
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su conservación total, eliminación o selección.
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E
Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
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F
Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental
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G
conjunto de normas, técnicas y tecnologías utilizadas para administrar el flujo de documentos de una organización —físicos o digitales— a lo largo de su ciclo de vida: creación, revisión, uso, almacenamiento y disposición final
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I
Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística
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I
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
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O
Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de archivo.
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O
Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
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P
Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
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R
Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
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S
En la estructura archivística, es la unidad administrativa productora de documentos.
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S
dentificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el área de custodia documental y en el mobiliario de archivo.
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T
Listado de series y subseries, con
sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una
disposición final.
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T
proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se trasladan físicamente y se entrega la responsabilidad de los documentos de un archivo a otro, según su ciclo de vida y tiempos de retención
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U
Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de
tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos
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V
Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables.
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