Administración Documental
Almacenamiento de documentos
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001
Norma Icontec GTC185
Mantenimiento
Recuperación de la información
Silencio Documental
Descarte Documental
Control
El Ruido Documental
Se produce cuando nos encontramos con un gran número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar.
Proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que se desea hallar.
norma establecida para orientar la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas, o aquellas privadas que cumplen funciones públicas, instituyendo pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural.
Se puede definir como la falta de información, o hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar, porque posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados.
El cuidado, la actualización del documento en físico o en medio electrónico, en el cual ha sido guardada la información y el sitio en el cual se conserva el acervo documental.
Su función es la de plantear una serie de recomendaciones para la elaboración de los diversos tipos de documentos que generan las organizaciones.
Proceso de elaboración de documentos, debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad existente, como respuesta a una solicitud o trámite de comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.
Es el proceso por el cual todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, dado que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual.
Es la verificación que se debe realizar, apoyándose en herramientas que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales.
