1
Documentos que soportan las funciones y objetivos de la empresa en sus diferentes áreas, por ejemplo la programación de horarios de atención, rotación de turnos, agendas de vuelo, ruteros, etc.
2
El soporte, técnica, estructura y contenido son
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Es el listado de series documentales con sus correspondientes tipos, en donde se establece el tiempo de permanencia en cada una de las fases del ciclo vital del documento.
4
Documentos que sirven como prueba o testimonio, como por ejemplo: los documentos contables, contratos, etc.
5
documento con carácter archivístico cumple una función aislado de actividades registradas en otros documentos; todo lo contrario, actúa como una pieza en conjunto, e interactúa con los demás
6
No dependen del cuerpo del documento, sino que son los parámetros que hacen que éste se realice de determinada manera
7
Documentos que apoyan la gestión empresarial, también se hacen presentes con contenidos diferentes pero cumpliendo las mismas funciones, por ejemplo las nóminas, los libros contables, las hojas de vida y control de expedientes del personal
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Hacen parte de la esencia del documento y que están implícitas en él.
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Documentos que imparten normas de obligatorio cumplimiento como las leyes, los decretos, las ordenanzas, acuerdos y las resoluciones entre otros
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Es el procedimiento que resulta de la disposición final señalada en la tabla de retención documental.
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Ell documento debe cumplir con el “objeto” o con la actividad institucional o personal para la cual fue diseñado, no debiendo dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.
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Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
13
Cada documento en su producción es único y no hay más ejemplares idénticos, ni publicaciones.
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Es la disposición final que se le da al documento cuando este tiene valor permanente, según lo señalado en la Tabla de Retención Documental.
15
Es la persona –autor- o empresa que expide el documento, registrado por lo general, en el membrete o como remitente de éste. Esta característica se hace presente tanto en el sector público como en el privado.
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La generación del documento uno a uno, y como producto de acciones repetitivas.
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Son los documentos producidos o recibidos por un funcionario o ente del estado
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Son aquellos documentos producidos o recibidos por entidades privadas o personas naturales
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Es ell motivo que genera la creación del documento y a la entidad misma que lo emite; por ejemplo: cartas, memorandos, circulares, informes y destinación.
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Material conservado en un soporte físico, que por su alcance informativo adquiere la valoración de patrimonio documental.
