1
Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.
2
Son aquellas comunicaciones que son producidas por la entidad en ejercicio de sus funciones, con destino a personas naturales o jurídicas, independientemente del medio utilizado
3
Este paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben, según el tipo de comunicaciones
4
Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto.
5
Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.
