Relacionar Columnas Principios Gestión DocumentalVersión en línea Relacionar el concepto, con el principio correspondiente por María José Ardila Miranda 1 2 Modernización 3 Coordinación y Acceso 4 5 6 Protección de la información y los datos 7 Economía 8 9 10 Orientación al Ciudadano Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. Adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios. Facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad. Aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. Los funcionarios colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.
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