presentación de documentos mercantiles y oficiales
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documentos mercantiles y ofciales
En la actividad cotidiana de una empresa existen movimientos
de compra y venta, movimientos de almacén (logística), pagos, cobros,
devoluciones, etc., todos ellos deberán ser registrados mediante documentos, no
sólo porque en la mayoría de los casos y países es obligatorio, ya que sirven
como justificantes ante situaciones de quejas, demandas o pago de impuestos,
sino que son la base para la elaboración de la contabilidad de la empresa, el
cálculo de la cuenta de resultados, la elaboración de presupuestos, etc. En los
siguientes apartados ofreceremos una visión general de cada uno de estos
documentos.
Pedido
Considerado como un documento de compra-venta permite a la
empresa solicitar un determinado pedido de mercancías a la empresa compradora,
de esta forma, la empresa solicitante reflejará la demanda de mercancía a la
empresa suministradora (proveedor).
En el pedido se consignan datos necesarios como: la
identificación del comprador, el número del pedido, la fecha, la dirección de
entrega, el tipo de mercaderías y las cantidades, los precios unitarios, el
total del importe, las condiciones de compra, entrega, transporte, embalaje,
seguros, etc.
El albarán o también denominado nota de entrega, es un
documento que permite comprobar, por una parte la salida de las mercaderías por
parte del proveedor hacia el cliente, es decir, permite a los responsables del
almacén (logística) comprobar si la mercadería que sale del almacén con destino
al cliente es la que realmente se refleja en el albarán y, que por otro lado,
ha sido elaborado con los datos procedentes del pedido; pero además, también
sirve como justificante de entrega de la mercadería en el destino. En el caso
de que la mercadería recibida no se ajustase a lo que indica el albarán que
porta, podrá devolverse la misma al proveedor, no dando conformidad al albarán
(rectificación de albaranes).
Un albarán deberá mostrar los datos identificativos del
cliente, del proveedor, del lugar de entrega, del pedido que lo relaciona, de
las condiciones de entrega y de las mercaderías.
Factura
Documento de carácter legal en el que se acredita la
realización de una determinada operación de compra-venta, por ello, la factura
servirá de justificante ante cualquier reclamación por la adquisición de bienes
o servicios.
La factura es un documento con capacidad Legal, es decir,
tiene valor probatorio en caso de reclamación o demanda judicial; no obstante,
para que una factura tenga dicha capacidad, será necesario que contenga los
datos necesarios y establecidos en el Código de Comercio de cada país. Por este
motivo, es recordable consultar la normativa vigente sobre facturas en el país
donde nos encontremos o donde se expidan las facturas como consecuencia de
operaciones comerciales realizadas.
Se entienden por Documentos Oficiales aquellos que expiden
los Organismos Oficiales o aquellos cualquier ciudadano puede presentar ante un
Organismo Oficial o la Administración Pública. Este aspecto es importante para
el profesional del secretariado, ya que a menudo, deberá interaccionar con los
Organismos para realizar gestiones: subvenciones, impuestos, reclamaciones,
presentaciones de ofertas, etc.
La instancia
A través de este tipo de documento podremos realizar una
solicitud ante un Organismo Público o ante una persona física que sea
representativa de éste último. Las partes en las que se divide son las
siguientes:
Encabezamiento. En él deberán figurar los datos de la
persona que firmará el documento, éstos son: nombre y apellidos, dirección, DNI
o NIF; pero además de éstos, también deberá constar el número o la referencia
del expediente administrativo al que se hace mención en el documento.
Cuerpo del documento. En él se expondrán los motivos (se
inicia con la frase “expone que”) por el cual se realiza la solicitud
correspondiente (se indica con la frase “solicita”). Se deberán detallar los
hechos de forma breve y precisa redactando los mismos en tercera persona.
Pie. Final del documento, se indicará una frase de cortesía,
la fecha de expedición del documento, la firma y el pie de firma.
Instancia
Documento plantilla de ejemplo para instancia
Secretariado
El oficio
El oficio es un documento que suelen emplear los Organismos
Oficiales o las Administraciones Públicas para realizar un comunicado a
personas físicas o jurídicas. En otras palabras, el oficio podría representar
la respuesta que un Organismo Oficial podría dar, a una empresa o ciudadano
ante una instancia presentada por un hecho o acontecimiento que se pretendiera
comunicar.
Como cualquier documento, deberá contener un encabezado con
los datos del Organismo Oficial que emite el documento, un cuerpo donde se
detalla y se expone el comunicado y un pie en la que suele constar la
despedida, normalmente utilizando la fórmula: “lo que comunico” y la firma
autógrafa de la persona remitente.
Oficio documento
Documento ejemplo de oficio
El certificado
Documento expedido, normalmente por un Organismo Público, en
el que se constata o se da fe un determinado hecho.
Como cualquier documento, se compone de un encabezado, donde
deberá constar los datos identificativos, el logotipo o cualquier dato que
permita la identificación de la entidad
que expide el certificado; un cuerpo, en el que se detalla el hecho que
motivó el certificado y por el cual se ha expedido el mismo.
Documentos Negociables.- son aquellos que completan la
actividad económica comercial, generalmente se utilizan para cancelar una
deuda, para garantizar una obligación, financiar una obra. La redacción de
estas está fija a ciertas formalidades legales, las mismas que requieren de un
estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos negociables son aquellos con
los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y además pueden convertirse
en efectivo en el momento de su presentación. Los documentos negociables más
utilizados son: cheque, letra de cambio, pagaré, acciones de sociedad anónima,
etc.
Documentos No Negociables.- Son aquellos que se requieren
para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y
corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite
sustentar los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no
frecuentes. Los documentos no negociables más usados son: nota de crédito, nota
de debito, recibo, vale de caja, vale de pago, etc.
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