1
Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
2
Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno.
3
Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento
4
debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir
5
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
6
Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
7
Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
8
Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9
Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario.
10
Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
11
Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.