Presentación: Tipos de datos en Access


Tipos de datos en AccessVersión en línea Conoce los tipos de datos que puedes usar en access por Noemi Araiza Ramirez 1 Tipos de datos en Access Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos.Cada tabla está compuesta por campos. Las propiedades de un campo describen las características y el comportamiento de los datos que se agregan a ese campo. El tipo de datos de un campo es la propiedad más importante porque determina el tipo de datos que el campo puede almacenar. En este artículo se describen los tipos de datos y otras propiedades de los campos que se encuentran en Microsoft Access 2010, e incluye información adicional en una sección de referencia detallada de tipos de datos. 2 Información general Los tipos de datos pueden parecer confusos, por ejemplo, si un tipo de datos es Texto, puede almacenar datos que constan de caracteres de texto o numéricos. Pero un campo cuyo tipo de datos es Número solo puede almacenar datos numéricos. Por lo tanto, deberá conocer qué propiedades se usan con cada tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina muchas otras cualidades importantes del mismo, entre otras: Los formatos que se pueden usar con el campo. El tamaño máximo de un valor del campo. Cómo se usa el campo en las expresiones. Si el campo se puede indizar. El tipo de datos del campo se puede predefinir o se seleccionará un tipo de datos según la manera en que se ha creado el nuevo campo. Por ejemplo, si se crea un campo desde la vista Hoja de datos y: Se usa un campo existente que proviene de otra tabla, el tipo de datos ya está definido en la plantilla o en la otra tabla. Se especifican datos en una columna (o campo) en blanco, Access 2010 asigna un tipo de datos al campo en función de los valores que se especifiquen, o se puede asignar el tipo de datos y formato para el campo. En la ficha Modificar campos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos, Access 2010 muestra una lista de tipos de datos que puede seleccionar. 3 Cuándo usar un determinado tipo de datos Imagínese el tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto solo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación, y un campo Texto puede contener un máximo de 255 caracteres. SUGERENCIA En ocasiones, puede parecer que los datos de un campo son de un tipo, aunque en realidad son de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores numéricos, cuando en realidad se trata de valores de texto, como números de habitaciones. Normalmente podrá usar una expresión para comparar o convertir los valores de distintos tipos de datos. Los tipos de datos disponibles en Access 2010 son: Tipos básicos, Número, Fecha y hora, Sí/No e Inicio rápido. Las tablas siguientes muestran los formatos disponibles para cada tipo de datos y explican el efecto de la opción de formato. 4 Tipos básicos 5 numero y fecha y hora 6 Si/no 7 Propiedades de campo adicionales Después de crear un campo y de establecer su tipo de datos, podrá establecer otras propiedades. El tipo de datos del campo determina las otras propiedades que se pueden establecer. Por ejemplo, es posible controlar el tamaño de un campo Texto si se establece su propiedad Tamaño del campo. En los campos Número y Moneda, la propiedad Tamaño del campo cobra una especial importancia, ya que determina el rango de valores del campo. Por ejemplo, un campo Número de un bit solo puede almacenar enteros comprendidos entre 0 y 255. La propiedad Tamaño del campo también determina la cantidad de espacio en disco que necesita cada valor del campo Número. Según el tamaño del campo, el número puede usar exactamente 1, 2, 4, 8, 12 o 16 bytes. NOTA Los campos Texto y Memo tienen tamaños de valor de campo variables. Para estos tipos de datos,Tamaño del campo establece el espacio máximo disponible para cualquier valor. 8 Referencia a tipos de datos Al aplicar un tipo de datos a un campo, éste contiene un conjunto de propiedades que se pueden seleccionar. Datos adjuntos Propósito Use un campo de datos adjuntos para adjuntar varios archivos, como imágenes, a un registro.Imagine que tiene una base de datos de contactos laborales. Puede usar un campo de datos adjuntos para adjuntar una fotografía de cada contacto y uno o varios currículos al mismo campo de ese registro.En algunos tipos de archivo, Access comprime los datos adjuntos a medida que se agregan. Al asociar cualquiera de los siguientes tipos de archivo, Access comprime el archivo. Mapas de bits, como archivos .bmp Metarchivos de Windows, incluidos archivos .emf Archivos de formato de archivo intercambiable (archivos .exif) Iconos Archivos de formato TIFF 9 continua Es posible adjuntar muchos tipos distintos de archivos a un registro. Sin embargo, algunos tipos de archivo que pueden plantear riesgos de seguridad se bloquean. Como norma general, es posible adjuntar cualquier archivo creado en uno de los programas de 2007 Microsoft Office System. También se pueden adjuntar archivos de registro (.log), archivos de texto (.text, .txt) y archivos .zip comprimidos. Para ver una lista de formatos de archivo de imagen compatibles, vea la siguiente tabla de esta sección. 10 continuacion Formatos de archivo de imagen admitidos Access admite los siguientes formatos de archivo gráfico sin necesidad de instalar software adicional en el equipo. Mapa de bits de Windows (archivos .bmp) Mapa de bits de codificación RLE (archivos .rle) Mapa de bits independiente del dispositivo (archivos .dib) Formato de intercambio de gráficos (archivos .gif) Formato JPEG (archivos .jpe, .jpeg y .jpg) Formato de archivo intercambiable (archivos .exif) Gráficos de red portátiles (archivos .png) Formato TIFF (archivos .tif y .tiff) Icono (archivos .ico e .icon) Metarchivo de Windows (archivos .wmf) Metarchivo mejorado (archivos .emf) Convenciones de nomenclatura de archivos Los nombres de los archivos adjuntos pueden incluir cualquier carácter Unicode compatible con el sistema de archivos NTFS usado en Microsoft Windows NT. Además, deben seguir las siguientes directrices: Los nombres no deben superar los 255 caracteres, incluidas las extensiones de nombre de archivo. Los nombres no pueden incluir los siguientes caracteres: signos de interrogación (?), comillas ("), barras o barras inversas (/ \), llaves de apertura o cierre (), asteriscos (*), barras verticales (\|), dos puntos (:) o marcas de párrafo (¶). 11 Autonumérico Propósito Use un campo Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo cuya única finalidad es hacer que cada registro sea exclusivo. La utilidad más común de un campo Autonumérico es una clave principal, especialmente cuando no hay ninguna clave natural adecuada (una clave basada en un campo de datos) disponible. Un valor de campo Autonumérico necesita 4 o 16 bytes, según el valor de su propiedad Tamaño del campo. Imagine que tiene una tabla que almacena información de sus contactos. Puede usar los nombres de éstos como clave principal de esa tabla, en cuyo caso ¿cómo tratará a dos contactos con el mismo nombre? Los nombres son claves naturales no adecuadas, ya que no suelen ser exclusivos. Si emplea un campo Autonumérico, estará garantizado que cada registro tenga un identificador único. NOTA No se recomienda usar un campo Autonumérico para conservar un recuento de los registros de una tabla. Los valores autonuméricos no se vuelven a usar, así que los registros eliminados pueden dar lugar a lagunas en el recuento. Además, es posible obtener un recuento preciso de registros mediante una fila de totales en una hoja de datos. 12 continuacion 13 Moneda Propósito Use este tipo para almacenar datos monetarios. Los datos de un campo Moneda no se redondean durante los cálculos. Un campo Moneda es preciso en 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Cada valor de campo Moneda necesita 8 bytes de almacenamiento. 14 Fecha y hora Propósito Use este tipo para almacenar datos basados en tiempo. PROPIEDAD USOTítulo Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto. SUGERENCIA Los títulos eficaces suelen ser breves.Valor predeterminado Asigna de forma automática el valor especificado a este campo cuando se agrega un nuevo registro. 15 fecha2 16 cont.. fecha Escriba cualquier combinación de los siguientes componentes para crear un formato personalizado. Por ejemplo, para mostrar la semana del año y el día de la semana, escriba ss/s. IMPORTANTE Los formatos personalizados que no son coherentes con la configuración de fecha y hora especificada en la configuración regional de Windows se omiten. Para obtener más información sobre la configuración regional de Windows, vea la Ayuda de Windows. Componentes separadores NOTA Los separadores se establecen en la configuración regional de Windows. : Separador de hora. Por ejemplo, hh:mm / Separador de fecha. Por ejemplo, mmm/aaaa Cualquier cadena corta de caracteres incluida entre comillas ("") Separador personalizado. Las comillas no se ven. Por ejemplo, "," muestra una coma. Componentes de formato de fecha d Día del mes con uno o dos dígitos numéricos, según corresponda (de 1 a 31). dd Día del mes con dos dígitos numéricos (de 01 a 31). ddd Tres primeras letras del día de la semana (de Dom a Sáb). dddd Nombre completo del día de la semana (de Domingo a Sábado). s Día de la semana (de 1 a 7). ss Semana del año (de 1 a 53). m Mes del año con uno o dos dígitos numéricos, según corresponda (de 1 a 12). mm Mes del año en dos dígitos numéricos (de 01 a 12). mmm Tres primeras letras del mes (de Ene a Dic). mmmm Nombre completo del mes (de Enero a Diciembre). t Trimestre del año (de 1 a 4). a Número de día del año (de 1 a 366). aa Últimos dos dígitos del año (de 01 a 99). aaaa Año completo (de 0100 a 9999). 17 cont... Componentes de formato de hora h Horas con uno o dos dígitos, según corresponda (de 0 a 23). hh Horas con dos dígitos (de 00 a 23). n Minutos con uno o dos dígitos, según corresponda (de 0 a 59). nn Minutos con dos dígitos (de 00 a 59). s Segundos con uno o dos dígitos, según corresponda (de 0 a 59). ss Segundos con dos dígitos (de 00 a 59). Componentes de formato de reloj A.M./P.M. Reloj de doce horas con las letras en mayúsculas "A.M." o "P.M.", según corresponda. Por ejemplo, 9:34 P.M.. a.m./p.m. Reloj de doce horas con las letras en minúsculas "a.m." o "p.m.", según corresponda. Por ejemplo, 9:34 p.m.. A./P. Reloj de doce horas con la letra en mayúsculas "A." o "P.", según corresponda. Por ejemplo, 9:34 P.. a./p. Reloj de doce horas con la letra en minúsculas "a." o "p.", según corresponda. Por ejemplo, 9:34 p.. AMPM Reloj de doce horas con el designador de mañana o tarde adecuado según la definición de la configuración regional de Windows. Formatos predefinidos c Igual que el formato predefinido Fecha general. ddddd Igual que el formato predefinido Fecha corta. dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga. ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga. 18 mas fecha

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Tipos de datos en Access

Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos.Cada tabla está compuesta por campos. Las propiedades de un campo describen las características y el comportamiento de los datos que se agregan a ese campo. El tipo de datos de un campo es la propiedad más importante porque determina el tipo de datos que el campo puede almacenar. En este artículo se describen los tipos de datos y otras propiedades de los campos que se encuentran en Microsoft Access 2010, e incluye información adicional en una sección de referencia detallada de tipos de datos.

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Información general

Los tipos de datos pueden parecer confusos, por ejemplo, si un tipo de datos es Texto, puede almacenar datos que constan de caracteres de texto o numéricos. Pero un campo cuyo tipo de datos es Número solo puede almacenar datos numéricos. Por lo tanto, deberá conocer qué propiedades se usan con cada tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina muchas otras cualidades importantes del mismo, entre otras:

Los formatos que se pueden usar con el campo.
El tamaño máximo de un valor del campo.
Cómo se usa el campo en las expresiones.
Si el campo se puede indizar.

El tipo de datos del campo se puede predefinir o se seleccionará un tipo de datos según la manera en que se ha creado el nuevo campo. Por ejemplo, si se crea un campo desde la vista Hoja de datos y:

Se usa un campo existente que proviene de otra tabla, el tipo de datos ya está definido en la plantilla o en la otra tabla.
Se especifican datos en una columna (o campo) en blanco, Access 2010 asigna un tipo de datos al campo en función de los valores que se especifiquen, o se puede asignar el tipo de datos y formato para el campo.
En la ficha Modificar campos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos, Access 2010 muestra una lista de tipos de datos que puede seleccionar.

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Cuándo usar un determinado tipo de datos

Imagínese el tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto solo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación, y un campo Texto puede contener un máximo de 255 caracteres.

SUGERENCIA En ocasiones, puede parecer que los datos de un campo son de un tipo, aunque en realidad son de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores numéricos, cuando en realidad se trata de valores de texto, como números de habitaciones. Normalmente podrá usar una expresión para comparar o convertir los valores de distintos tipos de datos.

Los tipos de datos disponibles en Access 2010 son: Tipos básicos, Número, Fecha y hora, Sí/No e Inicio rápido. Las tablas siguientes muestran los formatos disponibles para cada tipo de datos y explican el efecto de la opción de formato.

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Tipos básicos

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numero y fecha y hora

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Si/no

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Propiedades de campo adicionales

Después de crear un campo y de establecer su tipo de datos, podrá establecer otras propiedades. El tipo de datos del campo determina las otras propiedades que se pueden establecer. Por ejemplo, es posible controlar el tamaño de un campo Texto si se establece su propiedad Tamaño del campo.

En los campos Número y Moneda, la propiedad Tamaño del campo cobra una especial importancia, ya que determina el rango de valores del campo. Por ejemplo, un campo Número de un bit solo puede almacenar enteros comprendidos entre 0 y 255.

La propiedad Tamaño del campo también determina la cantidad de espacio en disco que necesita cada valor del campo Número. Según el tamaño del campo, el número puede usar exactamente 1, 2, 4, 8, 12 o 16 bytes.

NOTA Los campos Texto y Memo tienen tamaños de valor de campo variables. Para estos tipos de datos,Tamaño del campo establece el espacio máximo disponible para cualquier valor.

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Referencia a tipos de datos

Al aplicar un tipo de datos a un campo, éste contiene un conjunto de propiedades que se pueden seleccionar.

Datos adjuntos

Propósito Use un campo de datos adjuntos para adjuntar varios archivos, como imágenes, a un registro.Imagine que tiene una base de datos de contactos laborales. Puede usar un campo de datos adjuntos para adjuntar una fotografía de cada contacto y uno o varios currículos al mismo campo de ese registro.En algunos tipos de archivo, Access comprime los datos adjuntos a medida que se agregan.

Al asociar cualquiera de los siguientes tipos de archivo, Access comprime el archivo.

Mapas de bits, como archivos .bmp
Metarchivos de Windows, incluidos archivos .emf
Archivos de formato de archivo intercambiable (archivos .exif)
Iconos
Archivos de formato TIFF

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continua

Es posible adjuntar muchos tipos distintos de archivos a un registro. Sin embargo, algunos tipos de archivo que pueden plantear riesgos de seguridad se bloquean. Como norma general, es posible adjuntar cualquier archivo creado en uno de los programas de 2007 Microsoft Office System. También se pueden adjuntar archivos de registro (.log), archivos de texto (.text, .txt) y archivos .zip comprimidos. Para ver una lista de formatos de archivo de imagen compatibles, vea la siguiente tabla de esta sección.

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continuacion

Formatos de archivo de imagen admitidos

Access admite los siguientes formatos de archivo gráfico sin necesidad de instalar software adicional en el equipo.

Mapa de bits de Windows (archivos .bmp)
Mapa de bits de codificación RLE (archivos .rle)
Mapa de bits independiente del dispositivo (archivos .dib)
Formato de intercambio de gráficos (archivos .gif)
Formato JPEG (archivos .jpe, .jpeg y .jpg)
Formato de archivo intercambiable (archivos .exif)
Gráficos de red portátiles (archivos .png)
Formato TIFF (archivos .tif y .tiff)
Icono (archivos .ico e .icon)
Metarchivo de Windows (archivos .wmf)
Metarchivo mejorado (archivos .emf)

Convenciones de nomenclatura de archivos

Los nombres de los archivos adjuntos pueden incluir cualquier carácter Unicode compatible con el sistema de archivos NTFS usado en Microsoft Windows NT. Además, deben seguir las siguientes directrices:

Los nombres no deben superar los 255 caracteres, incluidas las extensiones de nombre de archivo.
Los nombres no pueden incluir los siguientes caracteres: signos de interrogación (?), comillas ("), barras o barras inversas (/ \), llaves de apertura o cierre (), asteriscos (*), barras verticales (|), dos puntos (:) o marcas de párrafo (¶).

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Autonumérico

Propósito Use un campo Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo cuya única finalidad es hacer que cada registro sea exclusivo. La utilidad más común de un campo Autonumérico es una clave principal, especialmente cuando no hay ninguna clave natural adecuada (una clave basada en un campo de datos) disponible.

Un valor de campo Autonumérico necesita 4 o 16 bytes, según el valor de su propiedad Tamaño del campo.

Imagine que tiene una tabla que almacena información de sus contactos. Puede usar los nombres de éstos como clave principal de esa tabla, en cuyo caso ¿cómo tratará a dos contactos con el mismo nombre? Los nombres son claves naturales no adecuadas, ya que no suelen ser exclusivos. Si emplea un campo Autonumérico, estará garantizado que cada registro tenga un identificador único.

NOTA No se recomienda usar un campo Autonumérico para conservar un recuento de los registros de una tabla. Los valores autonuméricos no se vuelven a usar, así que los registros eliminados pueden dar lugar a lagunas en el recuento. Además, es posible obtener un recuento preciso de registros mediante una fila de totales en una hoja de datos.

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continuacion

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Moneda

Propósito Use este tipo para almacenar datos monetarios.

Los datos de un campo Moneda no se redondean durante los cálculos. Un campo Moneda es preciso en 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Cada valor de campo Moneda necesita 8 bytes de almacenamiento.

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Fecha y hora

Propósito Use este tipo para almacenar datos basados en tiempo.

PROPIEDAD USOTítulo Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto. SUGERENCIA Los títulos eficaces suelen ser breves.Valor predeterminado Asigna de forma automática el valor especificado a este campo cuando se agrega un nuevo registro.

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fecha2

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cont.. fecha

Escriba cualquier combinación de los siguientes componentes para crear un formato personalizado. Por ejemplo, para mostrar la semana del año y el día de la semana, escriba ss/s.

IMPORTANTE Los formatos personalizados que no son coherentes con la configuración de fecha y hora especificada en la configuración regional de Windows se omiten. Para obtener más información sobre la configuración regional de Windows, vea la Ayuda de Windows.

Componentes separadores

NOTA Los separadores se establecen en la configuración regional de Windows.

: Separador de hora. Por ejemplo, hh:mm

/ Separador de fecha. Por ejemplo, mmm/aaaa

Cualquier cadena corta de caracteres incluida entre comillas ("") Separador personalizado. Las comillas no se ven. Por ejemplo, "," muestra una coma.

Componentes de formato de fecha

d Día del mes con uno o dos dígitos numéricos, según corresponda (de 1 a 31).

dd Día del mes con dos dígitos numéricos (de 01 a 31).

ddd Tres primeras letras del día de la semana (de Dom a Sáb).

dddd Nombre completo del día de la semana (de Domingo a Sábado).

s Día de la semana (de 1 a 7).

ss Semana del año (de 1 a 53).

m Mes del año con uno o dos dígitos numéricos, según corresponda (de 1 a 12).

mm Mes del año en dos dígitos numéricos (de 01 a 12).

mmm Tres primeras letras del mes (de Ene a Dic).

mmmm Nombre completo del mes (de Enero a Diciembre).

t Trimestre del año (de 1 a 4).

a Número de día del año (de 1 a 366).

aa Últimos dos dígitos del año (de 01 a 99).

aaaa Año completo (de 0100 a 9999).

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cont...

Componentes de formato de hora

h Horas con uno o dos dígitos, según corresponda (de 0 a 23).

hh Horas con dos dígitos (de 00 a 23).

n Minutos con uno o dos dígitos, según corresponda (de 0 a 59).

nn Minutos con dos dígitos (de 00 a 59).

s Segundos con uno o dos dígitos, según corresponda (de 0 a 59).

ss Segundos con dos dígitos (de 00 a 59).

Componentes de formato de reloj

A.M./P.M. Reloj de doce horas con las letras en mayúsculas "A.M." o "P.M.", según corresponda. Por ejemplo, 9:34 P.M..

a.m./p.m. Reloj de doce horas con las letras en minúsculas "a.m." o "p.m.", según corresponda. Por ejemplo, 9:34 p.m..

A./P. Reloj de doce horas con la letra en mayúsculas "A." o "P.", según corresponda. Por ejemplo, 9:34 P..

a./p. Reloj de doce horas con la letra en minúsculas "a." o "p.", según corresponda. Por ejemplo, 9:34 p..

AMPM Reloj de doce horas con el designador de mañana o tarde adecuado según la definición de la configuración regional de Windows.

Formatos predefinidos

c Igual que el formato predefinido Fecha general.

ddddd Igual que el formato predefinido Fecha corta.

dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.

ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

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Información general

Cuándo usar un determinado tipo de datos

Tipos básicos

numero y fecha y hora

Si/no

Propiedades de campo adicionales

Referencia a tipos de datos

continua

continuacion

Autonumérico

continuacion

Moneda

Fecha y hora

fecha2

cont.. fecha

cont...

mas fecha