A continuación veremos como esta conformada una Nómina y como podemos liquidarla, además de datos adicionales para poder establecer un buen desarrollo de este interesante tema
Conocer la estructura de una nómina, es una consulta muy repetitiva por partes de estudiantes que apenas se inician en estos temas, así que trataremos de esbozar de una forma muy general, las partes que componen una nómina. La nómina está conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones. El devengado, es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en laquincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc. Las deducciones son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensión que el corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.
Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo trabajar, por ley o autoridad judicial competente. Es común que algunas empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al trabajador “por la derecha” de sueldo, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se tiene la autorización del empleado. El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador. Las apropiaciones, son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías,dotación, vacaciones).
Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar le mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores. Toda nómina está conformada por estas tres partes, pero no en todas las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí, puesto que algunos dependen de los monto del ingreso del empelado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retención en la fuente, o los créditos por libranza que no todos los empleados lo tienen.
Salud: La cotización al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje último que la empresa debe apropiar en cada nómina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador. Pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del salario base cotización. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado. Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad está a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.
Cajas de compensación familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotización por éste concepto. Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F. Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nómina base para los aportes, con destino al SENA. Prestaciones sociales. Prima de servicios: Por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el calculo de las prestaciones sociales. Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones. Cesantías: Por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador. Intereses sobre las cesantías: Los intereses sobre cesantías corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías provisionado, según sea le periodo de la liquidación.
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Contabilización de la Nómina
Una vez liquidada la nómina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51. Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la liquidación de la nómina que suponemos arroja los datos abajo consignados. En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas. 1105 (Bancos). 2370 (Retenciones y aportes de nómina). 2610 (Provisiones para obligaciones laborales). 5105 (Gastos de personal).
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Contabilización de la Nómina
Contabilización. CódigoNombre de la cuentaDebitoCrédito250505Salarios por pagar846,662237005Aportes E.P.S106,250237006A.R.P4,437237010Aportes parafiscales76,500238030Fondos de pensión131,751261005Cesantías75,037261010Intereses sobre las cesantías9,004261015Vacaciones29,190261020Prima de servicios75,037510506Sueldos700,000510515Horas extras50,000510518Comisiones100,000510520Auxilio de transporte63,600510530Cesantías75,037510533Intereses sobre las cesantías9,004510536Prima de servicios75,037510539Vacaciones29,190510568A.R.P4,437510569Aportes E.P.S72,250510570Aportes fondo pensiones98,813510572Aportes cajas de compensación34,000510575I.C.B.F25,500510578Sena17,000Sumas iguales1,341,0681,341,068 Comentarios.
Uno de los aspectos a tener en cuenta cuando se liquida y contabiliza una nómina, son las provisiones de nómina que se deben hacer. Cuando se liquida una nómina, la empresa tiene la obligación de pagar al trabajador inmediatamente los valores liquidados a excepción de algunos que se debe provisionar para pagarlos posteriormente. Los valores que no se pagan al liquidar la nómina y que se provisionan para pagarlos en un futuro son los siguientes: - Prima de servicios
- Cesantías
- Intereses sobre cesantías
- Vacaciones
- Viáticos
- Primas extralegales
Estos valores aunque se liquidan cada mes o quincena dependiendo del periodo de pago adoptado por la empresa, se pagan en las fechas que ha establecido la ley, que pueden ser cada año o cada seis meses.
En el caso de la prima de servicios, se debe pagar a más tardar el último día de junio y en los primeros 20 días del mes de diciembre. Las cesantías se deben pagar a comienzos del año siguiente [antes del 15 de febrero. Los intereses sobre cesantíasse deben pagar antes del 31 de enero del siguiente año. Las vacaciones se pagan al momento en que el trabajador sale a disfrutarlas o cuando termina el contrato de trabajo sin haberlas disfrutado. Las primas extralegales se pagan en la fecha en que se hayan pactado en el contrato de trabajo o en la convención colectiva. Las provisiones de nómina se contabilizan como un pasivo en la cuenta 2610 y su contrapartida es la correspondiente cuenta del gasto, que dependiendo del empleado puede ser la 5105 0 5205, o incluso la cuenta 72 cuando se trata de mano de obra directa en las empresas industriales.
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