1
Debemos entregar a todos los asistentes al acto/evento su propio “libreto” o “guión”, para los que tienen mayor protagonismo debe ser un programa completo y para el resto una versión reducida. Para el “Anfitrión” e “Invitado de Honor” será completo, (pero haciendo hincapié en el papel fundamental que desempeñaran). Todos los que ocupen o desempeñen lugares relevantes, deberán recibir sus correspondientes notas de protocolo, con texto sencillo.
2
Planificación General de todo el evento. Se trata de llevar a cabo a la práctica a lo que se dio el OK en la Fase de Proyecto
3
Se está recopilando todo lo necesario para su elaboración. Compendio y selección de todo el material que tenga que ver con el evento. (banderas, relación de familiares, desplazamientos, locales, atriles, etc.
4
Es la confirmación de que habrá un evento. Momento para acudir a los colegas para cotejar actos similares de otras instituciones u organismos. Contrastar experiencias.
5
Analizar lo programado y la forma de funcionar. Estudiar los errores y los aciertos (tomar nota de todo como previsión para el futuro). Valoración en Caliente: Análisis muy somero. Valoración en Frío: Análisis muy pormenorizado de todos los pasos. Valoración Ejecutiva: Análisis técnico (informe de conclusiones), incluimos toda la documentación como anexo y también el informe económico.
6
Cuando se tiene información precisa y recopilado el material necesario para la elaboración de dicho acto o evento. Ofrece seguridad al Responsable de Protocolo. Documento general e interno: Cronograma. Croquis. Listado Provisional. Algunas directrices o explicaciones generales sobre el acto.
7
Fase en la cual se hace un seguimiento exhaustivo de que todo se desarrolla según lo programado, resolviendo todos los contratiempos que puedan surgir
8
Especie de anteproyecto que se presenta con medios informáticos, en la reunión con el organizador y sus colaboradores. (debe ser rápida, debemos dejar que los interesados pregunten, de esa manera sacaremos conclusiones positivas). Tomar nota de las sugerencias. Como las fases anteriores esta es una de las más creativas; podemos diseñar, inventar, y podemos realizar aportaciones personales.
9
Es el documento que los responsables máximos han dado el OK, así como las autoridades principales que pudieran participar en el evento. (casi siempre habrá correcciones a posteriori).
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Los responsables de la taquilla también se ocuparan de la elaboración de los listados de invitados, pero siempre bajo la supervisión de los máximos responsables.
11
Se realizarán normalmente, la víspera o el mismo día, en el propio escenario con toda la instalación preparada y dispuesta. Desde el acceso hasta la salida. Intervendrán; técnicos y “actores”, y lo más realista posible.
12
Momento donde se valora si se hace o no un determinado acto, o dónde y cómo. Incluso es el momento de contrastar con otras instituciones y personalidades externas. Normalmente esta labor o cometido lo lleva directamente el andamiaje político.
