La foliación es un procedimiento imprescindible en la organización de documentos de archivo. Según el Instructivo de Foliación en Archivos del AGN, no es un propósito de esta actividad:
Una casa antigua de tapia pisada y bahareque se utiliza como depósito de archivo, en la cual no se realiza limpieza periódica de áreas y documentos, desinfección, desinsectación y desratización, haciendo que proliferen microorganismos con bacterias y hongos, así como insectos, aves y pequeños mamíferos (murciélagos y ratones) que dañan los documentos de archivo. Este deterioro corresponde a factores biológicos
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa
El responsable de la Unidad de Gestión Documental debe preparar el material de capacitación para el personal a cargo de los archivos de gestión de su Organización, por tanto, dentro de su exposición explicará los tres sistemas que deben aplicarse en la ordenación de las series y subseries documentales de las oficinas productoras. Dichos sistemas universales son alfabéticos, numéricos y mixtos.
Las instancias competentes para la evaluación técnica y convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD son las siguientes: Comité Evaluador de Documentos del AGN y Consejos Territoriales de Archivos.
El acceso a la información de los documentos de archivo con carácter reservado para los ciudadanos y los usuarios internos de una empresa, dependerá de el marco constitucional y normativo del país.
El Jefe de Archivo como responsable del proceso de gestión documental deberá liderar el diseño del Sistema Integrado de Conservación – SIC de la entidad donde labora. Dicho conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital se encuentra inmerso en el proceso de preservación a largo plazo
La secretaria de la Gerencia General de una empresa, tiene los hábitos de emplear grapas y clips, hacer anotaciones sobre el documento, permitir que su jefe firme con pluma, emplear A-Z desbordando su límite de capacidad y tomarse el café de la mañana sobre el escritorio donde manipula los documentos. Dichas acciones corresponden a deterioro de factores antropogénicos
El depósito de archivo de una empresa se encuentra ubicado en una zona industrial con alta contaminación atmosférica, en el cual no se realiza control y monitoreo de temperatura, humedad relativa e iluminación. Estos aspectos hacen referencia a deterioro de condiciones ambientales
El procedimiento para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, no contempla dentro de sus etapas es la elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral
El equipo interdisciplinario conformado para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental, deberá tener en cuenta la siguiente disposición normativa el Acuerdo 002 de 2004
Los tratamientos y procedimientos básicos a nivel de conservación preventiva que se denominan primeros auxilios, contemplan los siguientes programas:
Acuerdo 004 de 2019.
Limpieza mecánica superficial; eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos; eliminación de pliegues y dobleces; unión de roturas y rasgaduras.
Llevar el control de las páginas de la unidad documental.