Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
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B
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
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C
Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
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D
Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.
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E
Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
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F
Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.
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G
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
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I
Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
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L
Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.
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M
Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
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N
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
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O
Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
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P
Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
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R
Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.
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S
Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo.
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T
Unidad documental simple.
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U
Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.
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V
Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
