1. Usted es el coordinador del archivo de la Contraloría de Caldas, por lo tanto, deberá conformar su comité de archivo, de acuerdo la presente lista, elija los integrantes que usted considera necesarios para su equipo:
A.
A. Jefe de talento humano, Contador, Secretaria General, asesor jurídico.
B.
B. Gerente, jefe de planeación, jefe de archivo, asesor jurídico, control interno.
C.
C. Jefe administrativo, Jefe de calidad, jefe de archivo, Jefe de sistema.
2.
2. ¿Teniendo en cuenta la acumulación de documentos sin ningún criterio de organización que se presenta en los archivos de gestión y si tuviera a cargo elaborar e implementar procesos archivísticos de acuerdo a la normatividad vigente, con cuál de la siguiente normatividad considera usted se debe tener en cuenta para iniciar los procesos en su entidad?
A.
A. Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014, Acuerdo 042 de 2002, Decreto 1080 de 2015.
B.
B. Ley 1712 de 2014, Acuerdo 060 de 2001 Acuerdo 027 de 2006, Decreto 1080 de 2015.
C.
C. Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014, Acuerdo 042 de 2002, Decreto 1080 de 2015, Acuerdo 060 de 200, Acuerdo 005 de 2013.
3.
3. El trámite de documentos nos habla del recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa, de acuerdo a sus conocimientos y manejo documental, ¿cuál de los siguientes procesos implementaría en su entidad para el correcto funcionamiento de la documentación?
A.
A. Unidades de Correspondencia
B.
B. Archivo de Gestión
C.
C. Administración Documental
4.
4. Si su jefe inmediato le ordena realizar un informe donde usted debe describir la importancia de implementar procesos archivísticos en la entidad, teniendo en cuenta el fin de los archivos, cuál de los siguientes enunciados considera usted seria el centro de su informe para el crecimiento y desarrollo del manejo documental de la entidad.
A.
A. Servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución.
B.
B. Disponer de la documentación organizada recuperable para el uso de la administración.
C.
C. Institucionalizar las decisiones administrativas y los archivos.
5.
5. Usted es el jefe de la dependencia donde labora y recibe un acto administrativo por parte de la gerencia, donde le están indicando que debe iniciar con alguno de los siguientes procesos para que su dependencia sea más eficiente y eficaz en el momento de recibir solicitudes de información por parte de los usuarios internos y externos de la entidad:
A.
A. Procesos tales como: la producción o recepción, la transferencia, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la valoración documental.
B.
B. Procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la depuración, la clasificación y la técnica de reprografía.
C.
C. Procesos tales como: la depuración la clasificación y la técnica reprográfica.
6.
6. Teniendo en cuenta sus conocimientos archivísticos y de acuerdo a toda la documentación que produce el fondo documental, ¿en cuales de las siguientes fases de los archivos considera usted se da ejecución al ciclo vital de los documentos?
A.
A. Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico
B.
B. Archivo general de la nación, archivo distrital, archivo nacional
C.
C. Archivo inactivo, archivo de trámites, archivo total
7.
7. Si tuviera una visita por parte de control interno para la revisión de las unidades documentales que organiza y custodia en su dependencia y le solicitaran un informe donde tenga que describir la fórmula de la organización documental, ¿cuál considera usted de las siguientes formulas es la correcta?
A.
A. Encuadernación de papeles identificados con un rotulo
B.
B. Clasificar + ordenación+ describir
C.
C. Rotular, depurar, clasificar, ordenar, foliar
8.
8. Si tuviera personal a cargo que le brindara apoyo en la gestión documental y uno de los apoyos fundamentales que su dependencia necesita es la ordenación de los tipos documentales que lleva cada uno de los expedientes de archivo, de acuerdo a sus conocimientos archivísticos ¿cuál es la definición correcta de ordenación para iniciar un proceso de inducción a su personal?
A.
A. Representación gráfica de la estructura de una institución. en archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
B.
B. conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
C.
C. fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
9.
9. De acuerdo al cronograma de transferencias documentales elaborado por la dependencia de administración documental, teniendo en cuenta las fechas establecidas para su dependencia y en el momento de realizar la transferencia primaria ¿qué instrumentos archivísticos utilizaría para conocer la organización, retención y disposición final de las unidades documentales?
A.
A. Tabla de Retención Documental
B.
B. Tabla de Valoración Documental
C.
C. Formato Único de Inventario Documental
10.
10. De acuerdo a la producción y el manejo documental que realiza en su dependencia y suponiendo que la entidad no cuenta con ningún instrumento archivístico (Tabla de Retención Documental) y solo contara con el siguiente esquema sobre la organización de las unidades documentales, ¿cómo aplicaría sus conocimientos enumerando los pasos que usted considere asignaría a la organización de las mismas?
A.
A.Documento inicial, series, unidad de conservación, expediente, archivador, caja, estante.
B.
B. Documento inicial, unidad de conservación, series, expediente, archivador, caja, estante.
C.
C. Documento inicial, expediente, unidad de conservación, series, archivador, caja, estante.
