Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
