Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:
Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia
Valores Primarios
Como lo cita (Sierra Escobar, s.f.) Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Eliminación Documental.
Valor Cultural.
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización pública o privada.
Los documentos se establecen en tres edades, los cuales se estructuran en el ciclo vital de los documentos, estos son manejados como:
Acuerdo 04 de 2019.
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen utilidad cultural, histórica o científica Porque la información que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones.
Selección Documental
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
Conservación Total.
Valores Seundarios.
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y con validación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales RUSD de las Tablas de Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental TVD.
Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los produce y al productor, destinatario o beneficiario del documento Es decir, a los involucrados en un tema.
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico
Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.
Valor Contable.
Disposición final de los documentos.
•Archivo de Gestión •Archivo Central •Archivo Histórico
La Valoración Documental.
Decreto 2609 de 2012.
Microfilmación.