1
Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor
2
aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.
3
corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización
4
Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
5
aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
6
es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
7
compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
8
cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.
9
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
10
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.
11
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
12
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
13
son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas
14
Es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
15
Conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por lo general institucional. Una vez cumplido su trámite se deben conservar.
16
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
