1
Unidad documental constituida por varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite.
2
Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario o relación de transferencia) o baja documental (relación de expedientes objeto de eliminación).
3
Todo registro material de información con independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido creado.
4
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales y fiscales, de conformidad con AGN.
5
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Ejemplo: Actas de Comités, Actas de Juntas Directivas.
6
Conjunto de métodos, procesos, procedimientos, instrumentos y recursos destinados a la integración, clasificación, ordenación, descripción, valoración y disposición, conservación, preservación y divulgación de la información archivística.
7
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
8
La serie documental constituye un concepto central en la organización de Archivos, pues agrupa en una categoría superior, a los expedientes individuales de un Archivo.
9
Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración (valores primarios) o bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios).
10
Es la técnica de registrar documentos de toda clase en imágenes reducidas, sobre una base transparente.
11
Conjunto de documentos de archivo, que son generados por las empresas y se conservan desde su gestación.
12
Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a un archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).
13
Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios y plazos de vigencia, así como de disposición documental.
14
Es un material transparente y flexible que sirve para la reproducción fotográfica de documentos a escala reducida
