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Sucesión de etapas en la vida de un expediente, desde su creación hasta su destrucción o transferencia a archivos.
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Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
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Fase del proceso de organización, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
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Es una fase del proceso de organización documental que consiste en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las series documentales.
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Acceso a un documento o expediente con el fin de conocer la información que contienen.
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Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
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Es el conjunto de expedientes organizados conforme a un método o métodos que integran una fuente de información útil para la planeación de acciones, toma de decisiones, consulta e investigaciones.
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Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
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Unidad administrativa donde se agrupan los expedientes transferidos por los distintos archivos de oficina o gestión, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por los funcionarios y los particulares en general.
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Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
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Archivadores Consiste en un mueble formado por dos o más cajones en donde se colocan las carpetas colgantes o las fichas, unidos al puesto de trabajo o como unidades independientes. Su principal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la localización de las carpetas.
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Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
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Es el proceso por el cual la información de una fuente es convertida en símbolos para ser comunicada. En otras palabras, es la aplicación de las reglas de un código.
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Es la técnica de selección documental que consiste en identificar y separar de los expedientes los documentos que pueden eliminarse por su irrelevancia, los cuales no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.).
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Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
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Desde una óptica jurídica desglosar significa retirar alguna pieza del expediente a petición de parte de algún documento, dejando testimonio del mismo.
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Es la portada o cubierta que se pone sobre una carpeta (expediente) en la que consta toda la información tendiente a su individualización, dependencia, nombres del funcionario asignado a la investigación, etc
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Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación (folder).
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Es cada una de las carpetas o legajos de cien hojas que conforman el expediente.
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Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
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Reproducción exacta de un documento
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Documento final como resultado de una actividad específica donde quedan consignadas decisiones importantes.
