Legislación

El Decreto 2620 de 1993 establece que todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros

4. Las entidades públicas si podrán contratar con empresas privadas, la custodia de documentos de conservación permanente. sobre los cuales exista la obligación de transferirlos al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales; también podrán contratar con firmas privadas o terceros la custodia o administración de documentos declarados como Bienes de Interés Cultural - BIC.

Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración

Los folios de registro de nacimientos, matrimonios y defunciones, igual que los respectivos índices y las correspondientes tarjetas del archivador, se mantendrán en muebles especialmente diseñados para su mejor conservación y manejo, en el estricto orden numérico que los distinga

El Liquidador de una sociedad conservará sus libros y papeles por el término de dos (2) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de la liquidación.