Gestión Documental (D)

el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización.

os documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.

Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Variables que influyen directamente en el clima y la cultura de la organización, gobernables por las directivas y la administración de la organización.

son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico.

Mensajería, fax.

Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico y pagina web.

Como la empresa que se dedica a ese servicio.

Como el servicio que transporta y reparte de cartas y paquetes, generalmente dentro de una misma población.

Todas las anteriores.

información importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial.

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.

Se determina por que esta tiene un destinatario propio y se determina por una descripción en el sobre

DOCUMENTOS CONFIDENCIALES.

REVISTAS PERSONALES Y EMPRESARIALES.

FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICACIONES SERIADAS.

Los mecanismos de cifrado garantizan la confidencialidad durante el tiempo necesario para descifrar el mensaje. Por esta razón, es necesario determinar durante cuánto tiempo el mensaje debe seguir siendo confidencial.

Es la propiedad de la información, por la que se garantiza que está accesible únicamente a personal autorizado a acceder a dicha información

La llamada "burbuja de confidencialidad" restringe los flujos de información, con consecuencias tanto positivas como negativas.

es cuando se deja un documento en su destino, persona o área de la empresa, con una fecha de recibido, consecutivo, firma y probablemente un cuadro de correspondencia donde se tienen todas las cartas o documentos que se reciben.

es la operación inversa a la potenciación. Y consiste en que dados dos números, llamados radicando e índice, hallar un tercero

siempre puede encontrarse una única raíz enésima también positiva. Si el número a es negativo entonces sólo existirá una raíz real cuando el índice

A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.

Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso.

Es la que sirve de vínculo entre una organización y sus públicos. Las organizaciones pueden comunicar a su público-meta a través de las relaciones públicas y la publicidad, mediante boletines de noticias, videos, gestión de crisis con los medios de comunicación, planificación de eventos especiales, la creación de valor del producto y la comunicación con accionistas, clientes o inversores.

Es la que proviene de una empresa, ONG, organización o instituto y se dirige a sus distintos públicos-meta. Éstos pueden ser internos –empleados, accionistas, etc.- o externos (clientes, medios de comunicación, gobiernos, agrupaciones empresariales, universidades, público en general, etc.)

tiene que ver con la gestión de las percepciones, una eficaz y oportuna difusión de la información, una imagen corporativa positiva y una relación positiva con todos las partes interesadas