1
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No Generan trámites para las instituciones.
2
Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión.
3
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
4
Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización.
5
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
6
Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad.
7
Acción de numerar hojas.
8
Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites.
