1
Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
2
Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
3
Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo
4
Unidad técnico-operativa de una institución
5
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto
6
Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
7
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
8
En cada institución las Tablas de Retención Documental, son avaladas por
9
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas
10
Unidad documental simple
11
Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis.
12
La ordenación de los documentos dentro del expediente, de acuerdo con el desarrollo del trámite evidencia la aplicación del principio de
13
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología
14
Decreto Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención y transferencias Documentales al Archivo General de la Nación
15
Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto
16
El proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo
17
Nombre de la actividad realizada para verificar el contenido de una transferencia
18
Los documentos que se agrupan en las unidades administrativas y que son objeto de trámite y consulta permanente, se encuentran en el archivo
19
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia
20
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
