PROPÓSITO - EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
ACCION CORRECTIVA
El control es una función administrativa:
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
ELEMENTOS
La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales:
REQUISITOS - EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
QUE MEDIR, ◼ LA PREOCUPACIÓN PRINCIPAL DE LAS ORGANIZACIONES SE ORIENTA HACIA LA MEDICIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL DE TRES ASPECTOS PRINCIPALES:
Técnicas - EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
IMPORTANCIA
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN
PREMISAS DEL CONTROL
es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
◼ El control es un proceso dinámico que consiste en comparar lo realizado con lo programado y detectar desviaciones o diferencias. CERTO SAMUEL ◼ Se aplica a las personas, activos y cosas que se cumplen en el seno de la organización. ◼ Antes, durante y después del desarrollo institucional.
◼ EL PROPÓSITO DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ES VERIFICAR SI SE OBTIENEN LOS RESULTADOS Y CUALES SON LAS CORRECCIONES NECESARIAS QUE SE DEBEN INTRODUCIR EN EL PROCESO. ◼ LA MEDICIÓN PUEDE SER UN MOTIVADOR O UNA AMENAZA PARA LAS PERSONAS. ◼ EL SISTEMA DE MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DEBE ACTUAR MÁS COMO REFUERZO DEL BUEN DESEMPEÑO, Y NO SIMPLEMENTE COMO AMENAZA A LAS PERSONAS.
1. informes 2. Observación 3. Datos estadísticos
◼ RESULTADOS: -RESULTADOS CONCRETOS Y FINALES QUE SE PRETENDEN ALCANZAR DENTRO DE CIERTO PERIODO. ◼ DESEMPEÑO: -COMPORTAMIENTO O MEDIOS INSTRUMENTALES QUE SE PRETENDEN PONER EN PRÁCTICA.
◼ Relación con los objetivos planteados: -Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. ◼ Medición: -Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. ◼ Detectar desviaciones: -Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. ◼ Establecer medidas correctivas: -El objeto del control es prever y corregir los errores.
◼ EL CONTROL BUSCA MANTENER LAS OPERACIONES DENTRO DE LOS ESTÁNDARES ESTABLECIDOS PARA CONSEGUIR LOS OBJETIVOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE. ◼ LA ACCIÓN CORRECTIVA ES LA ACCIÓN ADMINISTRATIVA QUE BUSCA MANTENER EL DESEMPEÑO DENTRO DEL NIVEL DE LOS ESTÁNDARES ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR QUE TODO SE HAGA EXACTAMENTE DE ACUERDO A LO PLANEADO. ◼ EL CONTROL BUSCA ALCANZAR DOS FINALIDADES PRINCIPALES: -CORRECCIÓN DE FALLAS O ERRORES -PREVENCIÓN DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.
Corregir fallas o errores existentes. Y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
-UN CONTROL DEBE SER CONSISTENTE, USANDO SIEMPRE LA MISMA UNIDAD DE MEDIDA, SIN MEZCLAR MANZANAS CON PERAS. -UN BUEN CONTROL DEJA REGISTRO HISTÓRICO IMPRESO PARA ANÁLISIS DE LARGO PLAZO. -UN BUEN CONTROL SINTETIZA LA INFORMACIÓN RELEVANTE. -EL CONTROL DEBE SER ECONÓMICO, EN OTRAS PALABRAS, DEBE SALIR MÁS BARATO EL CALDO QUE LAS ALBONDIGAS. -EL CONTROL EFECTIVO PREVEE MEDIDAS CORRECTIVAS ANTE LAS DESVIACIONES. -EL CONTROL EFECTIVO ES ESTRATÉGICO, NO SOLO OPERATIVO. -UN CONTROL ES OPORTUNO Y JERÁRQUICO, DESPUÉS DEL NIÑO AHOGADO, TAPAR EL POZO. -LOS PROBLEMAS DE HOY, DERIVAN DE LAS SOLUCIONES DE AYER.
Condiciones para el control 1. Debe ser comparable 2. Debe ser oportuno 3.Debe ser frecuente
◼ EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES BÁSICAMENTE UN PROCESO CIBERNÉTICO, LOS CUALES ESTÁN DOTADOS DE RETROALIMENTACIÓN Y HOMEOSTASIS. -RETROALIMENTACIÓN O METAINFORMACIÓN: ES EL MECANISMO QUE PROPORCIONA INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO PASADO O EL PRESENTE, CAPAZ DE INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES FUTURAS O EN LOS OBJETIVOS FUTUROS DEL SISTEMA. ◼ LA RETROALIMENTACIÓN ES UN INGRESO ESENCIAL EN CUALQUIER PROCESO DE CONTROL, PUES PROPORCIONA LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA TOMAR DECISIONES Y PROMOVER EL AJUSTE DEL SISTEMA.
Facilita la delegación y el trabajo en equipo: el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
◼ Garantizar el logro de los objetivos. ◼ Prever desviaciones en la ejecución de planes y programas. ◼ Optimizar la utilización de los recursos. ◼ Proponer y sugerir alternativas administrativas. ◼ Establecer diagnósticos continuos. ◼ Promover la creatividad e innovación.
