El diagnóstico integral de archivos comprende un conjunto de acciones administrativas y técnicas tendientes a la organización, conservación y preservación de los documentos a intervenir en un fondo acumulado. Contempla algunos aspectos, tales como: objetivo general y objetivos específicos, estado físico y nivel de organización de la documentación, aplicación de la metodología y técnicas archivísticas, recursos humanos, costos, entre otros.
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¿Se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentación producida por entidades a las cuales se les aplica Tablas de Retención Documental?
Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las TRD y TVD.
El Plan de Trabajo Archivístico Integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre del archivo, su ubicación, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional; datos sobre la planta física donde funciona el archivo: áreas de depósito dentro y fuera del edificio, condiciones ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de conservación de la documentación: tipos de deterioro; almacenamiento: unidades de conservación; estado o nivel de organización documental: instrumentos de recuperación de la información, tipos de soportes, fechas extremas, volumen documental.
Falso El diagnóstico integral involucra tres aspectos básico que son los archivos como tal, condiciones de instalaciones, documentos, cantidades producidas, formatos usados. – Identificación de la Entidad, Infraestructura física del archivo y Características de la documentación-; la gestión documental como modelo de operación en el cual se evalúan aspectos como cantidad de herramientas archivísticas que posee la entidad, los procesos de la gestión documental –planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración.
Verdadero
Falso Se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentación producida por entidades que antecedieron o se fusionaron al ente que actualmente la custodia.
Falso