Se constituye en dos etapas: Incorporación y Registro
Consiste en formalizar la existencia del documento de archivo en el SGDEA, esto porque cumple con los requisitos documentales y las necesidades de los usuarios
Define la ubicación de las series documentales y los documentos dentro del sistema
Se refiere al proceso de la gestión documental relacionado con las estrategias y mecanismos que garantizarán la permanencia intelectual y técnica de documentos de archivo con todos sus atributos a lo largo del tiempo.
El SGDEA incorpora únicamente los documentos producto de los procesos de la institución, generados a lo interno o recibidos
Está condicionado a la normativa que regula el actuar de las instituciones, el objetivo de proteger la información personal y la intimidad; posibles secretos de estado, los derechos de propiedad intelectual, el secreto comercial, el secreto bancario, la protección de datos personales y la seguridad pública.
Se refiere a la aplicación de plazos de conservación documental ligados a las series documentales, con el fin de que los plazos permitan la selección para transferir o eliminar los documentos gestionados en el sistema
Permite la identificación y explicación del contexto y contenido de los documentos de archivo con la finalidad de garantizar su usabilidad
Se traduce en el conjunto de mecanismos que permiten el acceso y la conservación del documento por el tiempo que sea necesario
Permite conocer las acciones y movimientos realizados en el sistema, o en la serie, expediente o unidad documental, quién las realizó y cuándo