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El acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, menciona en su artículo segundo la definición de la radicación de las comunicaciones, como el “procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite”. Dando cumplimiento a este enunciado las empresas, acorde con sus funciones razón social organizan su consecutivo y codificación que en ocasiones puede ser numérica o alfanumérica seguida y separada con un guion de la fecha del área productora, especificando de igual manera numeración y fecha de salida del documento
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El traslado de documentos significa el paso de éstos desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final. Para ello, se cuenta con la ayuda de una persona encargada internamente de realizar este proceso, también llamada “patinador”, pero cuando la correspondencia debe cumplir con su ciclo externamente, se cuenta con la colaboración de la mensajería o empresas especializadas en envíos de correspondencias. Es entonces que el traslado de documentos, tanto interno como externo, debe cumplir con los respectivos procedimientos para registrar su salida, mediante un formato diligenciado según las políticas de la compañía, su empaque en sobres, bolsas o cajas según el tipo de documentos, la compilación de estos, anexos y copias respectivas, si requiere soportes
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En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación, sobre el cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y trámite, según la clase y naturaleza del documento.
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Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación. En la elaboración del documento, tanto administrativo como comercial, se deben reflejar los criterios citados por la guía técnica 185 y las Normas Técnicas correspondientes, referenciando un encabezado completo y lógico en lo cual se visualice claramente el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedición, su objetivo y su contenido preciso.
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Como ya se dijo en la verificación, algunos documentos llevan como soporte de sus contenidos, anexos que constituyen parte fundamental en el momento de su salida hacia otra dependencia o un destinatario externo. Por tanto, cuando llega el momento de su despacho y destino final deben separarse del original las respectivas copias del documento y sus soportes de la siguiente manera, para efectuar un correcto envió.
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El empaque suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto. Pero cuando se habla de la gestión documental se entiende por empaque al sobre, envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material, donde se guarda el documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario. El término embalaje suele emplearse para cantidades más grandes de documentos o acervos que requieren ser trasladados y que busca conservar sus propiedades antes de iniciar el recorrido durante y al final de su entrega.
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: En los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de la delicadeza de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las condiciones ambientales, como por ejemplo la exposición a la luz, al calor. Al frío, a la humedad, como se puede apreciar en la siguiente ilustración para una mejor comprensión.
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Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos más relevantes del documento, generalmente se traza un diseño especifico según la empresa y los criterios documentales que se tengan en ella. Cuando la correspondencia está orientada a dar una respuesta, no solo se registran los criterios de su salida o despacho, sino que se anota también el consecutivo y fecha del documento que antecede a este. Esta operación constituye el control y el trámite documental.
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En primera medida, se necesita tener claridad la forma de envió que se desea realizar, en qué nivel geográfico se va a realizar y cuáles serán las condiciones de empaque y seguridad que garantizarán que el documento llegue a su destino final sin sufrir alteraciones ni en su contenido ni esencia. Por ello, además de tratar de escoger la mejor forma de empaque, empresa para el envío y el servicio, se debe realizar una verificación de las tarifas que implica realizar esta gestión, ya que se debe ser consciente que acudir a este medio requiere tener un fondo que solvente los costos de la unidad de correspondencia
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: La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo, dibujo, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de identificar al responsable de su expedición. En las empresas es necesario acogerse a los manuales de procedimientos y calidad, para identificar a las personas encargadas de respaldar con su firma las acciones pertinentes de cada área y dar paso a su circulación interna o externa.
