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Es el proceso por medio del cual el dato se captura y se almacena ordenadamente para convertirse en información.
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Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
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Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
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En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación, sobre el cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y trámite, según la clase y naturaleza del documento. Es decir que se verifica que se cumpla
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Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación. En la elaboración del documento, tanto administrativo como comercial, se deben reflejar los criterios citados por la guía técnica 185 y las Normas Técnicas correspondientes, referenciando un encabezado completo y lógico en lo cual se visualice claramente el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedición, su objetivo y su contenido preciso
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son datos almacenados ordenadamente (como en por ejemplo bases de datos) que pueden ser consultados, comparados y analizados por medio de tablas y gráficas que ayudan a la toma de decisiones
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es la técnica y medio que se utiliza para la recolección y almacenamiento del dato, pueden ser recursos humanos y tecnológicos.
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La persona encargada del traslado de documento desde el área que lo origina hasta la unidad de correspondencia se cuanta con la ayuda de una persona encargada internamente de realizar este proceso
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Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos más relevantes del documento, generalmente se traza un diseño especifico según la empresa y los criterios documentales que se tengan en ella. Cuando la correspondencia está orientada a dar una respuesta, no solo se registran los criterios de su salida o despacho, sino que se anota también el consecutivo y fecha del documento que antecede a este. Esta operación constituye el control y el trámite documental.
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En los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de la delicadeza de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las condiciones ambientales, como por ejemplo la exposición a la luz, al calor. Al frío, a la humedad, como se puede apreciar en la siguiente ilustración para una mejor comprensión.
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En primera medida, se necesita tener claridad la forma de envió que se desea realizar, en qué nivel geográfico se va a realizar y cuáles serán las condiciones de empaque y seguridad que garantizarán que el documento llegue a su destino final sin sufrir alteraciones ni en su contenido ni esencia. Por ello, además de tratar de escoger la mejor forma de empaque, empresa para el envío y el servicio, se debe realizar una verificación de las tarifas que implica realizar esta gestión, ya que se debe ser consciente que acudir a este medio requiere tener un fondo que solvente los costos de la unidad de correspondencia.
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s la unidad mínima de información, se almacena en un espacio llamado “campo” y se asigna un nombre, el conjunto de datos describe un registro o elemento.
