Intégration des nouveaux salariés - collaborateurs
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Le contrat de travail doit être signé avant l'arrivée du salarié, au plus tard le jour de son arrivée.
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Le dossier individuel du salarié intègre les pièces suivantes :
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Le salarié doit justifier du moyen de transport utilisé pour venir au travail pour la raison suivante :
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La DPAE doit être effectuée dans les délais suivants :
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Les 3 points clés à retenir pour bien organiser l'accueil matériel de votre nouveau collaborateur sont les suivants :
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Afin que tout se passe bien pour le nouveau recruté, il va falloir communiquer efficacement sur l'arrivée de ce nouveau collègue que personne ou presque ne connaît. Qui allez-vous informer en priorité ?
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Quand vous intégrez une personne en situation de handicap, vous devez prévenir tout le personnel de la situation et de la nature de son handicap.
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Quels sont les avantages d'un "onboarding digital" ?
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Un "onboarding digital" permettra de valoriser votre image d'employeur "branché".
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Réussir l'intégration de ses nouveaux collaborateurs, ça signifie :
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Un parcours d'intégration ne doit pas dépasser un mois ; le collaborateur doit ensuite être autonome et maitriser complètement son poste de travail.
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Voici les principaux thèmes que l'on trouvera dans un parcours d'intégration durant la 1ère semaine :
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Un rapport d'étonnement, c'est un compte-rendu rédigé par le manager afin d'évaluer l'attitude du collaborateur.
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La plupart du temps, le contrat de travail sera signé avant l'arrivée effective du salarié.
Cependant, la jurisprudence tolère un délai de 2 jours maximum après l'arrivée du salarié pour signer le contrat de travail. Des indemnités peuvent être réclamées au profit du salarié dans le cas contraire.
Vous collecterez toutes les pièces justificatives concernant :
son identité : carte d'identité ou passeport ;
sa nationalité, voire son autorisation de travailler en France (carte de séjour) ;
son adresse : un justificatif de domicile ;
sa situation familiale : son livret de famille afin de bénéficier des avantages sociaux ;
son attestation de sécurité sociale pour mettre en place la mutuelle et la prévoyance ;
son RIB afin de virer les salaires ;
son CV, ses diplômes et ses certificats de travail ;
son permis de conduire, lorsque c'est nécessaire pour réaliser les missions confiées ;
les moyens de transport utilisés pour se rendre à son travail et bénéficier de la participation de l'employeur : carte d’abonnement aux transports publics ou carte grise du véhicule personnel utilisé.
Le justificatif des moyens de transport utilisés pour se rendre à son lieu de travail permet de calculer la participation de l'employeur : carte d’abonnement aux transports publics ou carte grise du véhicule personnel utilisé.
La DPAE (déclaration préalable à l’embauche) doit être effectuée dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche.
IT : Les équipes informatiques doivent préparer un poste informatique, paramétrer les différents comptes, ouvrir les accès, appliquer les procédures de sécurité...
Quel poste de travail allez-vous allouer ?
Vous devez aussi organiser le confort matériel de votre nouveau recruté.
Rien de pire qu'un coin de table réservé dans un coin, avec un fauteuil bancal et aucun équipement à disposition !
Vous devrez donc préparer les badges, les autorisations d'accès aux locaux, satisfaire aux procédures d'autorisations diverses et variées... L'objectif est que votre collaborateur puisse entrer et sortir de l'entreprise librement, déjeuner, photocopier un document ou accéder aux différents outils et locaux à la disposition des salariés ; bref être reconnu !
Un nouveau venu doit être attendu, accueilli et rapidement connu et reconnu.
Prévoyez donc de communiquer sur son arrivée.
Par ordre de priorité, il faudra informer :
la DRH afin que tous les éléments administratifs soient gérés ;
l'équipe qui va donc accueillir un nouveau collègue ;
les partenaires du futur collaborateur et de l'équipe souvent dans une relation "client-fournisseur" en interne, mais aussi en externe à l'entreprise.
Une information spécifique sera effectuée auprès de l'équipe uniquement si elle est nécessaire. 4 bonnes raisons de ne pas le faire :
L’état de santé de la personne n'a pas de répercussions sur la situation de travail.
La personne ne souhaite pas communiquer sur sa situation de handicap.
Le handicap n'est pas visible.
La sécurité de la personne n'est pas mise en jeu par ce manque d'information (exemple : risque cardiaque).
Les avantages sont évidents car, sur un seul outil, vous allez :
automatiser toutes les actions répétitives ;informer et coordonner tous les intervenants ;diffuser et collecter les documents ;transférer les compétences, connecter les modules de formation ;accompagner le développement du nouveau recruté ;évaluer la réussite de l'intégration !
De plus en plus, vos nouveaux recrutés sont nés avec un ordinateur dans leur berceau !
Vous risquez de les décevoir si votre intégration se déroule sans faire appel à des moyens digitaux qui vont les étonner, les amuser, valoriser votre image employeur "branché" !
Les entreprises ont besoin de réussir l'intégration de leurs nouveaux collaborateurs, limiter les turnovers, optimiser l'organisation des équipes en place, réduire les temps d'adaptation et garantir l'efficacité de ses recrutements
Voici des repères constatés sur de nombreux postes de travail :
1 mois - A découvert son environnement de travail
3 mois - Maîtrise l'essentiel de ses missions
6 mois - Maîtrise toutes ses missions
1 an - A découvert un cycle complet d'activité
2 ans - Est en pleine maîtrise de son poste, devient évolutif
Au début, le collaborateur sera dépendant ; il faudra lui expliquer, lui montrer, le tutorer, le former. C'est normal et selon les postes de travail, cette phase peut durer de 1 semaine à 6 mois. Il n'est pas rare de découvrir des programmes d'intégration et de formation des nouveaux entrants qui dépassent même largement cette durée.
Voici les principaux thèmes à intégrer dans un parcours d'intégration, selon la taille de l'entreprise ou le nombre de recrutés, certains thèmes pourront être présentés collectivement :
Administratif RH - Paie - Formation - Gestion des carrières – Santé et sécurité - CE – Avantages sociaux
Présentation de l’équipe, des activités, des projets en cours, des outils et méthodes utilisées
Visite de l’entreprise, des services, des équipements…
Présentation des produits ou services de l’entreprise, du marché, de la cible clients et des axes de développement
Remise des documentations, informations, process spécifiques à l’entreprise et à l’équipe
Présentation de l'activité, de l'organisation, des projets de la direction...
Prise en main des outils de travail et des outils collaboratifs (intranet, slack, applis, logiciels…)
Présentation du plan de formation pour les prochaines semaines
Entretien de bilan de la première semaine
Un nouveau collaborateur a un regard neuf sur tout ce qui l'entoure, il est riche de son expérience passée, dans des entreprises et des environnements différents.
Il va s'étonner de choses nouvelles, de dispositifs étranges à ses yeux, comparer avec ce qu'il connaît déjà et forcément vous apporter un feed-back, une vision que nous n'avez plus, étant habitué à votre environnement.
C'est l'occasion idéale pour collecter des avis externes, des idées neuves et lui proposer de compléter un rapport d'étonnement.
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