Crear
Es la confirmación de que habrá un acto. Momento para acudir a los colegas y para cotejar actos similares de otras instituciones u organismos para contrastar experiencias.
Es la planificación general de todo el evento. Se trata de llevar a cabo, a la práctica, a lo que se dio el visto bueno en la Fase de Proyecto: listado de invitados, tarjetones de invitación, confirmación de asistentes, las instalaciones zona de información, etc.
Documento que los responsables máximos han dado el visto bueno, así como las autoridades principales que pudieran participar en el evento, casi siempre habrá correcciones. Será el programa oficial, también incluirá cronograma, listados, croquis, documentación adicional y demás
FASE DE TANTEO
FASE DE DISCUSIÓN O DEBATE TÉCNICO
Nunca se confunde la comunicación externa con los medios de comunicación, ni la interna con las relaciones públicas de carácter interno, se debe entregar a todos los asistentes al evento su propio libreto o guión, para los que tienen mayor protagonismo, para el anfitrión e invitado de honor debe ser un programa completo y para el resto una versión reducida. Todos los que ocupen lugares relevantes, deben recibir sus notas de protocolo con un texto sencillo. La comunicación interna es fundamental para los que tienen que velar por que todo salga bien.
Se hace una valoración de los resultados, analizar lo programado y la forma de funcionar. Estudiar los errores y los aciertos, hay que hacer una valoración en caliente (análisis muy somero), una valoración en frío (análisis muy pormenorizado de todos los pasos), y una valoración ejecutiva (análisis técnico), un informe de conclusiones y también un informe económico.
Se recopila todo lo necesario para la elaboración del evento. Compendio y selección de todo el material que tenga que ver con el evento
FASE ANTEPROYECTO
FASE DE EJECUCIÓN
FASE DE TAQUILLA
FASE DE ENSAYOS
Es el momento real en el que se lleva a cabo el evento, se hace un seguimiento exhaustivo de que todo se desarrolla según lo programado, resolviendo todos los contratiempos que puedan surgir.
Los responsables se ocuparán de la elaboración de los listados de invitados, pero bajo supervisión de los máximos responsables, no se debe invitar a todos lo que están en la base de datos, deben ver el medio por el cual se enviarán las invitaciones e ir viendo cómo van las confirmaciones.
Se presenta con medios informáticos, en la reunión con el organizador y sus colaboradores debe ser rápida, debemos dejar que los interesados pregunten, de esa manera sacaremos conclusiones positivas. Se debe tomar nota de las sugerencias y podemos realizar aportaciones personales.
Momento donde se valora si se hace o no un determinado acto, o dónde y cómo. es el momento también de contrastar con otras instituciones y personalidades externas.
FASE DE ORGANIZACIÓN
FASE DE COMUNICACIÓN EXTERNA E INTERNA
FASE DE RRECOPILACIÓN
Ofrece seguridad al Responsable de Protocolo. Es un documento general e interno que contiene: cronograma, croquis, listado provisional, algunas directrices o explicaciones generales sobre el acto.
FASE DE VALORACIÓN
FASE DE PROYECTO O PROGRAMACIÓN
Se realizarán normalmente, en el propio escenario con toda la instalación preparada y dispuesta. Desde la entrada o llegada hasta la salida, intervendrán técnicos y actrices, y tiene que ser lo más realista posible.
FASE DE INFORMACIÓN