Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
A.
Administración de documentos
B.
Certificación de documentos
C.
Almacenamiento de documentos
D.
Distribución de documentos
2.
Es aquel archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.
A.
Archivo de orden distrital
B.
Archivo de orden departamental
C.
Archivo de orden nacional
D.
Archivo de orden municipal
3.
Se define como el conjunto de documentos que deben conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
A.
Archivo historico
B.
Archivo privado de interés publico
C.
Archivo público
D.
Archivo privado
4.
Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
A.
Codigo
B.
Documento
C.
Folio
D.
Asunto
5.
Es la identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
A.
Asunto
B.
Código
C.
Nombre de documento
D.
Folio
6.
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
7.
Se entiende como el conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.
A.
Folio
B.
Archivo
C.
Documento
D.
Cuadernillo
8.
Elija la definición correcta de descriptor
A.
Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar.
B.
Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.
C.
Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
D.
Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales.
9.
Escriba la definición de documento
10.
Elija la definición correcta para documento Facilitativo
A.
Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
B.
Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
C.
Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado.
D.
Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
11.
Seleccione el concepto correcto de documento semiactivo
A.
Documento de uso ocasional con valores primarios.
B.
Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
C.
Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
D.
Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
12.
Escriba la definición correcta de facsímil
13.
Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.
A.
Fondo Abierto
B.
Fondo cerrado
C.
Fondo documental
D.
Fondo acumulado
14.
Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
A.
Producción documental
B.
Identificación documental
C.
Ordenación documental
D.
Archivar
15.
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
A.
Folio
B.
Cuadernillo
C.
Inventario documental
D.
Tabla de retención documental
16.
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
A.
Ordenación documntal
B.
Identificación documental
C.
Foliar
D.
Transferencia documental
17.
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
A.
Principio de orden
B.
Protocolo
C.
Identificación documental
D.
Principio de procedencia
18.
¿Qué es el registro de comunicaciones oficiales?
A.
Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
B.
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas
C.
Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
D.
Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
19.
Escriba la definición de la Selección documental
20.
¿Qué es una tabla de retención documental?
A.
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
B.
Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
C.
Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
D.
Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
21.
Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
A.
Trámite de documentos
B.
Retención documental
C.
Transferencia Documental
D.
Selección documental
22.
Seleccione la definición correcta del Valor Contable
A.
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
B.
Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
C.
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
D.
Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
23.
Se define como el atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.
