Armando tiene que decidir qué procedimiento de compra utilizar. Elige usar el procedimiento de comparación de presupuestos. También hay otros procedimientos (Comprar directamente a un proveedor sin necesidad de pedir otros presupuestos, Armar una licitación pública o privada que son procedimientos más complejos y se aplican en compras con un volumen importante de mercadería o de dinero).
Armando recibe un requerimiento de Jazmín, quien le solicita algunos bienes que necesita para su lugar de trabajo.
Se recibe la mercadería y se realizan controles de cantidad y de calidad.
Armando revisa lo requerido en el documento y analiza las especificaciones técnicas a fin de definir exactamente la necesidad de Jazmín.
Jazmín está feliz. Lo que recibió cumplió con la teoría de los 5 correctos. Recibir el producto solicitado, en la cantidad solicitada, en el momento preciso, en el lugar indicado y al menor costo posible. Y Armando se siente bien por que su trabajo fue eficiente.
El proveedor termina la producción, embala la mercadería y la transporta a su cliente. En este caso la envía a la empresa donde trabaja Armando o la envía al lugar pactado en el contrato.
Si la compra implica un proceso de producción, es probable que alguna persona especializada (de la organización) visite al proveedor para verificar que la producción se ajuste a lo solicitado por la empresa. Esto aplica, en general, a negociaciones que involucra gran cantidad de bienes o volumen importante de dinero.
Armando recibe los presupuestos que le envía cada proveedor y selecciona el que más le conviene a la empresa, en función del precio, plazo de entrega, financiación, lugar de entrega. etc.
Aprobados los controles de ingreso de mercaderías, las mismas se almacenan para ser usadas posteriormente o se las envía directamente al lugar donde fueron requeridas