Como se llama el área que de manera centralizada y normalizada, independientemente si es manual o automatizada, presencial o integrada a la sede electrónica, se encarga de la recepción, radicación y distribución de los documentos,?
A.
Gestión Administrativa
B.
Ventanilla única
C.
Archivo de Gestión
D.
Ninguna de las anteriores
2.
los procedimientos de: recepción, radicación y distribución, así como controlar el trámite de las comunicaciones son parte del proceso de:
A.
Organización
B.
Valoración
C.
Tranferencia
D.
Gestión y tramite
E.
3.
Al momento de la radicación se debe dejar constancia de:?
A.
Fecha, hora de recibo o envío y el número único del radicado de entrada o de salida
B.
Fecha, hora de recibo o envío de la comunicación oficial de entrada o de salida
C.
El número único del radicado de entrada o de salida y hora de recibo o envío de las comunicaciones oficiales,
D.
Ninguna de las anteriores
4.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe:
A.
Debe elaborar un informe, con la respectiva justificación y firma del empleado que generó el error numérico y del jefe de área responsable de la función de archivo o gestión documental en la entidad
B.
Debe remitir una carta, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad o área responsable de la función de archivo o gestión documental en la entidad
C.
Debe dejar constancia en un acta o documento equivalente, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad o área responsable de la función de archivo o gestión documental en la entidad
D.
Ninguna de las anteriores
5.
Las comunicaciones que ingresen a la Entidad por cualquier canal o a través de los correos electrónicos institucionales de los servidores públicos o contratistas, conforme a las series y subseries registradas en las Tablas de Retención Documental, deben ser :
A.
Atendidas por medio del correo electrónico del funcionario que recibió la comunicación de forma informal.
B.
Remitidas a la Ventanilla Única o sede electrónica para ser radicadas junto con sus anexos, verificando que la comunicación cuente con los datos de contacto para dar respuesta o notificación
C.
Remitidas a la Ventanilla Única o sede electrónica para ser distribuidas junto con sus anexos, verificando que la comunicación cuente con los datos de contacto para dar respuesta o notificación
D.
Ninguna de las anteriores
6.
Cuando se reciba un derecho de petición que no esté firmado ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónimo, deberá
A.
Eliminar por cuanto es una petición anónima.
B.
Ser radicado y atendido conforme la ley
C.
Informar al Gerente General de la entidad.
D.
Ninguna de las anteriores.
7.
Las comunicaciones oficiales enviadas que no puedan ser entregadas a su destinatario, deben ser
A.
Eliminadas
B.
Archivadas bajo la serie documental de varios
C.
Las comunicaciones oficiales enviadas que no puedan ser entregadas a su destinatario, deben ser
D.
Ninguna de las anteriores.
8.
Las Ventanillas Únicas presentarán el horario de atención al público con la siguiente característica
A.
8:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00
B.
Mediante comunicación por escrito a los usuarios
C.
en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
D.
Ninguna de las anteriores.
9.
La organización de los documentos de archivo y de los archivos, se realiza partir de los procesos técnicos de:
A.
Clasificación, ordenación y descripción
B.
Ordenación, seguimiento y descripción
C.
Ordenación y clasificación
D.
Ninguna de las anteiores
10.
Las actividades de clasificación documental, se desarrollan conforme a la estructura ?
A.
Organizativa - matricial
B.
Orgánico - funcional
C.
Organizativa - horizontal
D.
Ninguna de las anteriores
11.
Los sujetos obligados deben desarrollar actividades para la ordenación documental, a partir de
A.
Las series y subseries documentales registradas en el Cuadro de Clasificación Documental
B.
Las series y subseries documentales registradas en el Banco terminológico.
C.
Los tipos documentales establecidos en la producción documental.
D.
Ninguna de las anteriores.
12.
La descripción documental es fundamental para:
A.
Recepcionar y distribuir los documentos oficiales
B.
Establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia
C.
Para garantizar la búsqueda, recuperación acceso y control de los documentos
D.
Ninguna de las anteriores.
13.
Durante la conformación y gestión de los expedientes, conforme al ciclo vital de documento, deberá garantizarse el almacenamiento en repositorios digitales de confianza con criterios de:
A.
Oportunidad
B.
Intangibilidad
C.
Seguridad
D.
Ninguna de las anteriores.
14.
Los documentos y expedientes electrónicos de archivo que hayan cumplido sus tiempos de retención documental y que no sean objeto de conservación permanente, deben
A.
Eliminarse físicamente mediante la utilización de trituradoras de papel.
B.
Eliminarse mediante procedimientos de borrado seguro, de conformidad con las Tablas de Retención Documental
C.
Eliminarse de los drive utilizados para guardar archivos de cada equipo de computo.
D.
Ninguna de las anteriores
15.
La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo en cualquier etapa del ciclo vital, manteniendo sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad
A.
Verdadero
B.
Falso
16.
Cuando se conformen de manera simultánea expedientes por documentos en soportes físicos y formatos electrónicos, a pesar de estar separados por ser conservados en sus formatos nativos, se consideran.
A.
Expedientes digitales
B.
Expedientes electrónicos
C.
Expedientes híbridos.
D.
Ninguna de las anteriores.
17.
En el marco del proceso de organización documental, los sujetos obligados deben respetar los documentos teniendo en cuenta su estructura orgánicofuncional, las unidades administrativas u oficinas que producen los documentos en desarrollo de las funciones. A esto llamamos
A.
Principio de procedencia
B.
Principio de Orden Original
C.
Ninguno de los anteiores.
18.
En el marco del proceso de organización documental, los sujetos obligados deben respetar el principio que establece la secuencia y orden en el que son gestionados y tramitados, hasta su resolución definitiva, para garantizar la integridad y conformación de las unidades documentales. A esto se llama
