CONCEPTOS ARCHIVO

A todas las empresas, sin importar su tamaño o actividad, todos los días llegan documentos, que llevan información importante. Toda organización debe radicar, registrar y distribuir esos documentos para realizar los trámites correspondientes, por tanto, es necesario que disponga de una Unidad de Correspondencia

Cuando recibimos documentos en la empresa debemos revisarlos muy bien para verificar que está completo y cumple con todos los parámetros para poderlo radicar. Ante el caso, que una comunicación no esté firmada, se considera anónima, se radica y se envía a la oficina a la cual está dirigida.

En el proceso de recibo y radicación de documentos, se pueden presentar casos donde sea necesario para la empresa, reservar números de radicación, es decir, dejar números libres disponibles para utilizarlos en próximas fechas y de esta manera no afectar la normalidad en sus actividades.

Hay documentos que llegan a las empresas y por su carácter legal tienen un término de tiempo establecido para generar el trámite; esos términos de trámite se empiezan a contar a partir desde el mismo día de su radicación

Dentro de la Organización Archivística moderna se asignan códigos para identificar las oficinas o secciones dentro de cada empresa, igualmente todos los documentos que se generan tienen un código. Si necesitamos identificar un documento con su código y la oficina donde se origina, podemos ubicarlo en la Tabla de Retención Documental

La Gestión Archivística del país está regulada por muchas leyes, normas y acuerdos, entre ellas está la Ley General de Archivo de Colombia 594 firmada el 14 de julio de 2000

Todo documento bien sea personal, organizacional, legal, etc. tiene que pasar por un término de tiempo que recibe el nombre de Ciclo Vital del documento, éste está conformado por tres fases que reciben el nombre de Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico

En Colombia existe un establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional, el cual se llama Archivo General de la Nación

En el Ciclo Vital de un documento, existen dos formas para iniciar ese proceso: una es por gestación o creación del documento y la otra porque el documento llega de otras empresas o entidades; en cualquiera de las dos situaciones, se inicia el proceso de vida de la información y será sometido a todos los trámites establecidos para radicación y registro

Cuando se termina el Ciclo Vital todo documento se puede eliminar en cualquier momento, simplemente si ya no lo necesitamos y que haya información más actualizada