1
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental
2
Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa
3
Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
4
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades
5
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
6
Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución
7
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes
8
Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables
9
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo
10
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
11
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación
12
Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
13
Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto
14
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
15
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
16
Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información
17
Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
18
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada
19
En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos
20
Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación.
21
Acción de numerar hojas.
22
Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación
23
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
