transferencias documentales

2. ¿Qué son las transferencias de documentos? La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del Sistema. Procedimiento habitual y normalizado de ingreso de fondos en los archivos del Sistema Archivístico, el cual se realiza mediante el traslado de series documentales o fracciones de éstas una vez que han cumplido el plazo de permanencia fijado en el estudio de valoración . Con la transferencia se delega la responsabilidad jurídica de lo que se entrega Es necesario cumplimentar una “ Hoja de remisión de fondos ” o “ Relación de entrega ” que es el instrumento jurídico en el que se relaciona la documentación transferida y se traspasa la responsabilidad sobre su custodia, así mismo sirve de control y garantía de la transferencia.
3. OBJETIVOS PRINCIPALES de las transferencias Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquéllos cuyo uso es poco frecuente. Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos. “ Manual de organización de documentos en archivos de oficinas ” Archivo General de la Región de Murcia Transferencias Transferencias
4. Antes de la transferencia: ELIMINAR Las copias y los duplicados de documentos siempre que se conserven los originales. En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias. Las notas internas , cuando no forman parte de un trámite. Los mensajes electrónicos que sean equivalentes a una comunicación telefónica . Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento. Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo. La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Los catálogos y publicaciones comerciales . La documentación de apoyo informativo (fotocopias de BOE u otras publicaciones oficiales, etc.) Cualquier elemento que haya sido útil durante la gestión pero que no forme parte del expediente ( notas, post-it , etc.). Los archivadores de anillas , las carpetillas colgantes , A/Z , camisas de plástico , las cajas en mal estado , las gomas , clasificadores de plástico , grapas y clips metálicos que puedan oxidarse o afectar a la conservación de los documentos (si existe peligro de dispersión de los mismos, se pueden recoger con clips de plástico , en carpetas de cartón con cierres , en carpetas de cartón rígidas o en legajos de tapas de cartón con cinta de algodón ). “ Manual de organización de archivos de oficina ” Archivo General de la Universidad de Alicante “ Manual de organización de documentos en archivos de oficinas ” Archivo General de la Región de Murcia
5. Procedimiento de transferencias (Procedimiento propuesto por el Servicio de Archivo y Registro de la Universidad de Alicante) 1 1 er PASO “ Manual de organización de archivos de oficina ” Archivo General de la Universidad de Alicante ---------------------- 1. A su vez basado en el procedimiento propuesto por el “Archivo Intermedio de la Universidad de Valencia”. Ponerse en contacto con el Archivo General para acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar la documentación. Es aconsejable que la Unidad Administrativa cumplimente el formulario: Hoja de previsión de transferencia de documentos .
6. 2º PASO: preparación de los documentos a transferir. Revisar los documentos: “ Manual de organización de archivos de oficina ” Archivo General de la Universidad de Alicante Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se comprobará que no falta ningún documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental. Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica o alfabética...) de los documentos. Agrupar los documentos en expedientes de acuerdo con la ordenación de los asuntos o actividades a los cuales se refieren. Colocar los expedientes en carpetas de cartulina normalizadas en cuya Cubierta se anotará la descripción de los mismos.
7. “ Manual de organización de archivos de oficina ” Archivo General de la Universidad de Alicante Colocar las carpetas en cajas archivadoras de cartón de archivo definitivo de tamaño folio. Éstas deberán llenarse sin llegar a estar apretadas, evitando dejar cajas semivacías. Los expedientes se guardarán de forma ordenada siguiendo un orden ascendente y cronológico en cajas correlativas. El Archivo General no admitirá documentación suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizadas. En los casos de documentación que, por su tamaño o características, no pueda ser introducida en las cajas normalizadas, se utilizará el formato más conveniente, de acuerdo con el Archivo General.
8. “ Manual de organización de archivos de oficina ” Archivo General de la Universidad de Alicante Número de identificación de la caja dentro de la transferencia, a lápiz (esta numeración será correlativa y se corresponderá con el número asignado en la Hoja de transferencia de documentos). Unidad /Centro o Servicio Nombre de la serie documental que contiene. Año/s: primera y última fecha de la documentación contenida en la caja. Rotulación de las carpetas en cajas.
9. El responsable del Archivo de oficina cumplimentará tres copias de la Hoja de transferencia de documentos. Dos copias se enviarán al Archivo y la tercera quedará en poder de la oficina correspondiente para su control e información interna . Redacción de la hoja de transferencia de documentos. Hoja de transferencia Datos de cabecera : Nombre, teléfono y dirección de correo electrónico del responsable del archivo de gestión. Fecha de la transferencia. Número total de cajas de archivo que se transfieren. Nº de transferencia: este dato no se cumplimenta, ya que será asignado por el Archivo .
10. Hoja de transferencia Descripción : Número de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia (el último número ha de coincidir con el nº total de cajas de la transferencia). Denominación de la serie y contenido específico de cada caja. Fechas extremas (primera y última de los documentos contenidos en cada caja). Periodo de vigencia administrativa Signatura en el Archivo : (este dato será cumplimentado en el Archivo General cuando se le asigne el número definitivo en el depósito y se hará constar en la copia que el Archivo devolverá a la oficina para facilitar futuras consultas por parte de la misma). Sello del órgano remitente y firma del responsable de dicha Unidad
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12. 3 er PASO: formalización de la transferencia. Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el Archivo General la fecha de traslado . El traslado de los fondos documentales al Archivo General es responsabilidad e irá a cargo del organismo remitente . El Archivo General realizará a continuación las siguientes tareas: Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia y la documentación recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja será devuelta a su remitente para subsanar los errores detectados. Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia, firmada y sellada por el Archivo General, como confirmación de que la transferencia ha sido realizada, en la que se incluirá la signatura topográfica que se le haya adjudicado en el Archivo. Esta signatura será utilizada como referencia siempre que se solicite una consulta o préstamo de documentación al Archivo General. Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su personal.
13. Procedimientos de transferencia (Procedimiento propuesto por la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidenica) Los Archivos de Gestión transferirán al Archivo Central series o fracciones de series. Siempre se hará con inventario de la documentación transferida y acta de transferencia. Con carácter general, las unidades documentales a transferir serán todas aquellas cuya tramitación haya finalizado hace 5 años y cuya frecuencia de consulta sea baja o nula . Las unidades documentales una vez preparadas deben introducirse en cajas normalizadas por los Archivos Centrales, teniendo en cuenta los siguientes criterios: Los expedientes serán guardados en cajas, ordenados cronológicamente, no admitiéndose carpetillas sueltas. Deberá procurarse que los expedientes no queden divididos en dos cajas. Si esto ocurriera deberá indicarse en la relación de entrega.
14. En la elaboración de la relación de entrega , serán identificados los siguientes aspectos: Cabecera : Archivo Remitente : Delegación/Subdelegación o Dirección Insular/ Área/ Servicio/ Sección/Negociado Organismo Productor : sólo rellenar en el caso que no coincida con el Archivo Remitente. Los campos Fecha de Transferencia y Nº de Registro de Entrada serán completados por el personal del Archivo Central . Serie Documental Para una racionalización mejor del espacio y para la conservación adecuada de la documentación, no debe quedar holgada dentro de las mismas ni tampoco forzada. La numeración de las cajas será correlativa dentro de la misma transferencia aunque se remitan series diferentes. No podrá haber repetición de numeraciones ni números “bis”. Debe evitarse cualquier elemento que pueda degradar los soportes: grapas, gomas, clips… No deben incluirse copias ni duplicados, siempre que se conserven los originales.
15. Identificación de los documentos que se transfieren : Número de Orden : número correlativo que le corresponde a cada caja para su identificación. Fechas de las unidades documentales Asunto : que identifica cada unidad documental Observaciones . Diligencia de Entrega : La relación será firmada por los responsables de la entrega y recepción, con cargos y sellos de sus Unidades Administrativas. Entrega de la documentación : Una vez aceptada por el Archivo Central la Relación de Entrega, se comunicará por la unidad remitente la fecha exacta del traslado de la documentación. Recibida la documentación, el personal del Archivo Central realizará el cotejo anotando cualquier incidencia que haya detectado. La relación de entrega será devuelta al Archivo Remitente firmada por el Jefe del Archivo Central . Finalmente la transferencia quedará firmada por el responsable de la Unidad productora y por el responsable del Archivo. De las tres copias una formará parte del Registro general de transferencias , otra del registro por secciones y otra será devuelta a la Oficina productora .
16. Transferencia del Archivo Central al Archivo Intermedio. La transferencia del Archivo Central al Archivo Intermedio se hace cuando la documentación ya no es utilizada por las unidades productoras, cuando el índice de consulta de la documentación es muy bajo o nulo . El Archivo Intermedio recibe documentación del Archivo Central, y custodia la documentación hasta que se agotan sus valores administrativos primarios . Transfiere la documentación al Archivo Histórico de conservación permanente. Transferencia del Archivo Central de la Delegación/ Subdelegación del Gobierno al Archivo Histórico Provincial Los documentos que se vayan a conservar en el Archivo Histórico Provincial antes de habrán sido seleccionados y valorados por los responsables de los Archivos Centrales . Al realizar la transferencia se firmará un Acta que será firmada por el Secretario general de la Delegación/Subdelegación del Gobierno o persona en quien delegue y por el Director/a del Archivo Histórico Provincial . La documentación transferida quedará disponible: Para el órgano productor. Para los ciudadanos que estén interesados. Para los órganos judiciales