1
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
2
Documento que recoge normas y procedimientos que deben aplicarse en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr calidad , agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad.
3
documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización.
4
conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.
5
conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
6
Operación archivistita que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura orgánico funcional de la unidad productora
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Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumplan con las normas establecidas para la elaboración y tramite.
8
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un númeroconsecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
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Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las diferentes fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.
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Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria.
11
Consiste en llevar la documentación a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias, anexos y sobres
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Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación, prevista o autorizada por la ley.
13
Lugar en el que se guardan de forma ordenada documentos.
14
ocurre cuando se han registrado las comunicaciones oficiales y se entregan en las oficinas que deben atenderlas o registrarlas.
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Escrito que una persona envía a otra para comunicarle alguna cosa; generalmente, se envía por correo metido dentro de un sobre.
